Как в 1 с 8.3 создать отчет. Как пользоваться универсальным отчетом

Возможность пользоваться в программе 1С историей хозяйственных операций для формирования итоговых отчетов и планирования показателей – одно из главных достоинств программы 1С и одно из главных условий современного бизнеса. Ниже приведен список отчетов, благодаря которым каждая коммерческая компания пользующаяся программой 1С "Управление торговлей" держит руку на пульсе происходящих дел.
Специалисты нашего проекта решили поделится практическим опытом, и рассказать пользователям о самых востребованных отчетах 1С и их предназначении. Ниже приведены виды отчетов, краткая характеристика и ссылка на инструкцию с подробным описанием настройки по формированию отчета (ссылка есть на на все отчеты). Впрочем, все кто знает для чего нужен тот или иной отчет, но "плавает" в методах построения может сразу ознакомится с готовыми инструкциями по настройке отчетов в рубрике "Аналитка" нашей Wiki-1C энциклопедии FAQ 1C .

1. Продажи и результаты деятельности

· отчет по продажам

самый главный и самый востребованный отчет всех коммерческих компаний. Показывает оперативные показатели коммерческой активности компании на любую дату, любой период времени. Показатели и настройки отчета очень разнообразны и гибки, удовлетворят даже самого требовательного управленца. Возможно формирование отчета по: покупателям, по номенклатуре, по менеджерам, по количеству и сумме (убывание/возрастание), с группировками по характеристикам продукции (размер, цвет, производитель, сорт) с отбором по определенному товару, признаку и т.д.

· валовая прибыль

универсальный отчет для просмотра продаж, прибыли, рентабельности сделок. В основу отчета заложены показатели сравнения сумм продаж накладных с их себестоимостью, что позволяет оперативно формировать показатели рентабельности работы компании. Так же как отчет по продажам, отчет по валовой прибыли настраивается с разными параметрами и показателями. Полезен для руководителей подразделений продаж, маркетологов, экономистов.

· рапорт руководителю

предназначен для предоставления руководителю сводной информации о текущем состоянии дел компании. В отчет могут быть включены произвольное количество данных, но как правило используется несколько ключевых показателей для простоты восприятия оперативных показателей: дебиторская (кредиторская) задолженности, продажи, закупки, остатки, валовая прибыль, рентабельность, период оборота товарных запасов. Для удобства наглядности данных предусмотрено графическое отображения показателей в виде графиков, диаграмм. Если отчет по продажам можно назвать основным отчетом руководителей отделов продаж, то рапорт руководителю – основной отчет руководителя компании.

· авс-анализ продаж

отчет выполняется на основании отчета о продажах. В отчет заложен принцип Парето (80 % продаж делает 20 % ассортимента продукции). Этот отчет классифицирует весь товар на самую продаваемую продукцию и неходовую продукцию. Универсальность этого отчета позволяет проводить авс-классификацию практически любых показателей деятельности компании. Необходим для маркетологов, руководителей, продавцов.

· xyz-анализ покупателей

отчет прендназначен для анализа стабильности. Для каждого из 3-х классов (X, Y и Z) задаются свои значения – относительные коэффициенты вариации параметра. Считается что класс X объекты с наиболее стабильными параметрами, а класс Z – с самыми нестабильными параметрами.

· план-фактный анализ продаж

любая уважающая себя компания планирует свою деятельность, в том числе и продажи. План-фактный отчет по продажам как нельзя лучше отражает успеваемость фирмы согласно запланированным показателям по продажам. Необходимым условием эффективного использования данного отчета является ведение в базе данных плановых показателей продаж. Отчет необходим руководителям торговых подразделений, ответственным менеджерам, директорам, экономистам.
процент выполнения/невыполнения заказов
в торговой деятельности существует практика оформления предварительной договоренности с клиентом о покупке продукции. Как правило, такие договоренности оформляются заказом покупателя. Если вас интересует, как формируется воронка продаж вашей компании, то просто необходимо пользоваться отчетом о проценте выполнения/невыполнения заказов покупателей. Причиной невыполнения (потери) клиента могут быть: отказ клиента, отсутствие товара, отсутствие оплаты и т.д. Анализ заказов покупателей ответит на все вопросы по заказам.

· отчет по товарам, переданным на комиссию

немногие компании работают по схеме передачи товара на комиссию, но если работают, то часто возникают вопросы о количестве переданного, проданного и оплаченного товара комиссионером. Отчет по работе с комиссией предназначен для формирования ключевых показателей работы с комиссионером, отражает состояние дел по комиссии, задолженность за товар и т.д.
отчет по клиентам (контактные данные, экспорт данных)
иногда возникает потребность использовать базу данных контактов клиентов для формирования почтовой рассылки, звонков, поздравлений и т.д. Существует возможность извлечения таких данных для использования их в формате Excel. С помощью фильтров и отборов в приложениях Microsoft Office возможна дальнейшая обработка, фильтрация данных для дальнейшей работы.

· показатели работы менеджеров

отчет показывает эффективность работы менеджеров по продажам. Например, если у вас за каждым клиентом закреплен ответственный менеджер, вы с легкостью можете проанализировать какую выручку в этом месяце принес конкретный менеджер. По сути этот тот же отчет по продажам, но с возможностью аналитики эффективности торговых сотрудников компании.

2. Остатки и склад

· отчет по срокам хранения продукции

показывает количество времени хранения товарных по интервалам времени на складах компании. Интервалы могут быть произвольными, но обычно это промежутки: до 30 дней, от 30 до 60 и более. Отчет необходим менеджерам по логистике, закупкам и сбыту. Отчет наглядно показывает самый быстрооборачиваемый товар и товар с большим сроком хранения (угроза неликвида).

· анализ точки заказа

этот отчет поистине можно назвать сердцем логистики. Благодаря данному отчету анализируется текущий остаток товаров с учетом невыполненных сделок, сравнивается с точкой минимально допустимого порога остатков номенклатурной позиции на остатке. Если порог точки заказа достигнут, отчет формирует потребность в заказе продукции для пополнения товарных запасов. Точка заказа конкретной продукции для каждой номенклатуры задается индивидуально. Возможен учет сезонности и всплесков.

· анализ закупок. План-факт выполнения закупок

отчет предназначен для понимания выполнения обещанных поставок поставщиками и реальными поставками. Недовыполнения поставок, как вы понимаете, может привести к потере продаж, а излишняя загруженность товарными запасами к наращиванию на остатках неликвидов, порче продукции, увеличению потребности складских площадей и т.д. К тому же будет полезно знать, кто из поставщиков добросовестно выполняет свои обязательства, а кто нет.

· анализ свободного товара на складе

как известно весь товарный остаток организации делится на три составляющие: общий, зарезервированный и свободный остаток. Понимание состояния товарных запасов именно в таком разрезе необходимо, если вы намерены вести качественные отношения с клиентами, не досадуя покупателей фразами «товар, который вы заказывали вчера нет, т.к. он отложен для другого». Работа только со свободным остатком через отчет качественно повысит работу с клиентом, сделает ваши отношения с покупателями более доверительными и надежными.

· анализ складских остатков

простой отчет для оценки количества остатков товаров на складах компании в разрезе номенклатуры, складов, единиц измерения и т.д. Полезен, например, для отслеживания динами роста или снижения складских запасов, занимаемым площадям, аналитики размера запасов в разные периоды времени.
ведомость по товарам на складах
отчет очень похож на предыдущий отчет, с тем отличием, что ведомость по товарам на складах дает остатки, но еще и с причинно-образующей аналитикой. Т.е. отчет отвечает на вопрос почему, каким документом или благодаря какому поставщику увеличелись складские остатки. Очень удобен для поиска ошибок управленческого учета и аналитики движений товара в количественных показателях

· остатки на складах в ценах себестоимости (закупочных ценах)

отчет интересен тем, кого кроме количественных показателей остатков интересуют стоимостные показатели в закупочных ценах поставщика. С помощью этого отчета также можно узнать себестоимость любого вида продукции и посмотреть партиообразующий документ (каким документов оприходован в программу)

3. НДС и налоги

отчет предназначен для формирования реестра налоговых накладных за период и выгрузку в xml-формате для дальнейшей загрузки в другие программы налоговой отчетности.

формирует суммы выписанных и не выписанных налоговых обязательств за период. Необходим бухгалтерам для ориентации в выписке налоговых документов, т.к. не всегда понятно какому клиенту, когда именно и была ли выписана налоговая накладная, по предоплате или по отгрузке и т.д.

4. Задолженность, деньги

· отчет о дебиторской задолженности

расширенный отчет о дебиторской задолженности по клиентам, договорам и даже по документам движения. Удобен тем, что позволяет формировать взаиморасчеты по клиентам входящим в один холдинг. Т.е. если клиенты скреплены в программе главным юр. или физ. лицом, то можно брать взаиморасчеты по главному лицу, получая таким образом сгруппированные данные о задолженности. Отчет необходим бухгалтерам, финансистам, экономистам.
платежный календарь
показывает ежедневное, оперативное движение денежных средств. Показывает сумму входящих платежей, а исходя из этого, позволяет планировать расходы, позволяет избежать кассовых разрывов.

· БДР

Отчет о доходах и расходах. Выполняется на основания бюджета движения денежных средств (БДДС). Дает возможность сделать аналитику всех видов деятельности компании. Наглядно можно рассмотреть все виды деятельности: хозяйственная, финансовая, инвестиционная. Итогом этого отчета считается отчет о «Прибыли и убытках» показывающий в целом результаты деятельности компании за квартал, год.

· анализ доступности денежных средств

отчет о наличии наличных и безналичных денежных средств на расчетных счетах и кассах компании. Необходим для планирования платежей и среза остатка денежных средств компании. Отчет понадобится для планирования платежей и поступлений денежных средств для финансистов, бухгалтеров, экономистов. Может быть сформирован оперативно на любую дату в валюте управленческого и регламентного учета.

· анализ движения денежных средств

отчет предназначен для аналитики движения денежных средств по статьям. Статьи вносятся в программу произвольно и зависят от внутренней финансовой архитектуры компании. Отчет необходим об аналитике расходных и доходных статей затрат для финансистов, управленцев.

5. Ценообразование

· анализ цен

предназначен для анализа изменения закупочных цен поставщиков, если таких ведется регистрация в программе. Необходим дя менеджеров по закупкам, специалистов по ценам, учетникам. Позволяет сравнивать закупочные цены на продукцию между поставщиками для выбора наиболее выгодных.

· прайс-листы

отчет о текущих ценах – инструмент, который есть в наличии практически у каждого менеджера по продажам. Цены – это главное. Невозможно продать что-либо не назвав цены. Возможны настройки прайс-листа с разными группировками и отборами для более компактного вида, т.к. прайс-листы торговых компаний имеют зачастую большой ассортимент продукции

· ценники

самый маленький отчет для розничной торговой точки. Фактически это тот же прайс-лист, но предназначенный для каждой номенклатурной позиции отдельно с возможностью компактного вывода на печать для дальнейшего размещения на торговых стеллажах магазинов, салонов, складов и т.д.

Создание отчетов – одна из основных функций любой учетной системы. Какие виды отчетов в 1С Бухгалтерия 3.0 существуют, как происходит настройка отчетов в 1С Бухгалтерия 8.3 и какие существуют инструменты, для создания новых отчетов – мы рассмотрим сегодня.

Виды стандартных отчетов

В бухгалтерской программе фирмы 1С изначально предустановлен широкий спектр отчетов, которые позволяют получать всю необходимую информацию. Их полный перечень представлен в разделе «Отчеты/Стандартные отчеты»:

Также в каждом разделе программы представлены другие виды стандартных отчетов, например, отчеты по зарплате в 1С 8.3 хранятся в разделе «Зарплата и кадры/Отчеты по зарплате».

В каждом отчете существует возможность «донастройки» отчета, а именно, можно добавить или убрать некоторые дополнительные поля, добавить группировку, отбор и т.д.

Рассмотрим вариант настройки на примере добавления дополнительного поля в стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (выбираем 10 счет). Для этого с кнопки «Показать настройки» перейти на «Дополнительные поля», добавить новое поле, и в форме выбора перейти на нужное нам поле, например, для отражения в отчете артикула номенклатуры выбираем поле «Артикул», которое находится внутри поля «Номенклатура» (для раскрытия поля требуется нажать «+»):

После нажатия «Сформировать» появляется выбранное нами дополнительное поле.

Для примера рассмотрим ситуацию, когда в отчет требуется включить весь перечень номенклатуры, содержащей в наименовании слово «сапог». Что для этого нужно сделать? По нажатию «Показать настройки», переходим на вкладку «Отбор», добавляем новое поле, а в появившимся окне, раскрыв «+» поле «Номенклатура», выбираем «Наименование».

После формирования отчета получаем номенклатуру, которая содержит в наименовании только заданное нами значение.

Формирование отчетов в разрезе документов

В разделе «Стандартные отчеты» существует универсальный отчет, который позволяет вывести информацию из таких объектов конфигурации, как:

Документ;
Справочник;
Регистр накопления;
Регистр сведений;
Регистр расчета.

Рассмотрим примеры ситуаций, когда отчет поможет пользователю не прибегать к разработке внешних отчетов, а использовать типовой механизм настроек.

Например, нам нужно сформировать отчет, в котором будут отражены все поступившие товары от конкретного контрагента за определенный период. Для этого в шапке отчета выбираем из выпадающего списка вид объекта – «Документ», тип объекта – «Поступление (акты, накладные)», и указываем вид – «Товары».

*Поля Контрагента там изначально нет.

В поле «Вид сравнение» устанавливаем «Равно», в «Значение» выбираем нужного контрагента из справочника.

В верхней части отчета указываем нужный период и формируем отчет.

Для сделанных нами настроек можно сделать сохранение: для этого нажимаем кнопку «Еще/Сохранить».

Рассмотрим ситуацию, когда для корректного формирования регламентированной отчетности требуется проверить все движения по регистру «Раздельный учет НДС» в разрезе документов.

Для этого в шапке отчета выбираем из выпадающего списка вид объекта – «Регистр накопления», в следующем поле выбираем тип объекта – «Раздельный учет НДС», в последнем поле выбираем вид – «Остатки и обороты».

Для того чтобы в отчете информация отражалась в разрезе документов, по кнопке «Показать настройки» переходим в настройки отчета, далее – на вкладку «Показатели», добавляем новое поле и в появившемся окне выбираем поле «Регистратор» («регистратором» называется документ, которым было сформировано движение по регистру накопления). Вновь добавленное поле по умолчанию отражается в нижней части списка полей: с помощью «синих стрелок» переносим поле «Регистратор» в верхнюю часть списка.

В данной статье мы рассмотрели, какие существуют варианты работы с отчетностью в 1С Бухгалтерия 8, как пользоваться настройками отчета и какую информацию можно получить, используя универсальный отчет.

В этой учебной статье мы с вами рассмотрим понятие отчетов 1С Бухгалтерии 8. При работе в программе в основном требуется вводить данные первичных документов , однако в конечном итоге владелец любого бизнеса захочет узнать, как же у него идут дела. Не стоит забывать и о различных контролирующих органах — налоговая инспекция, Пенсионный фонд и так далее, — которые также регулярно требуют отчетов. В случае с последними за не поданный вовремя отчет ещё и штраф получить можно.

Именно поэтому в программе 1С Бухгалтерия отчеты занимают особое место. И, безусловно, следует знать, как ими пользоваться. Мы с вами не будем здесь разбирать все виды отчетов, коих в 1С Бухгалтерии 8 существует огромное количество. Рассмотрим лишь основные виды отчетов и как работать с отчетами в 1С.

Виды отчетов 1С Бухгалтерии 8

Все отчеты в 1С Бухгалтерии можно поделить на две большие группы: регламентированные и внутренние.

Регламентированные отчеты предназначены для сдачи в налоговую и другие государственные органы. Вид каждого такого отчета установлен государством. К регламентированным отчетам в 1С Бухгалтерии относится Бухгалтерский баланс, Отчет о прибылях и убытках, Декларация по НДС и многие другие. Ниже на скриншоте приведён фрагмент окна программы, отображающей некоторые регламентированные отчеты.

Внутренние отчеты предназначены для ежедневного использования и никуда не сдаются. Это оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, шахматная ведомость и многие другие.

Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!

В 1С Бухгалтерии 8.2 большая часть отчетов, в том числе и регламентированные, находятся в меню Отчеты . Остальная часть отчетов доступна на вкладке Панели функций Руководителю . В версии 1С Бухгалтерии 8.3 расположены в разделе Учет, налоги, отчетность . Ниже приведено содержание меню Отчеты в 1С Бухгалтерии 8.2.

сайт_

Как работать с отчетами в 1С Бухгалтерии 8 - общие принципы

Начнем с внутренних отчетов. Рассмотрим как работать с отчетами в 1С на примере отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету (ОСВ по счету).

сайт_

Внешний вид различных по назначению отчетов, а также одни и те же отчеты, но в 1С Бухгалтерии 8 могут несколько отличаться друг от друга, но общие принципы работы с ними не меняются.

Прежде всего стоит сказать, что все отчеты имеют настройки. Если вы не настроили отчет, то кнопку Сформировать отчет нажимать бесполезно, поскольку в результате получите неизвестно что . Это, кстати, одна из типичных ошибок пользователей при работе с программой.

Настройки отчета, если они еще не открыты, следует открыть нажатием кнопки Настройка в правом верхнем углу окна отчета. Настройки у разных отчетов разные, но смысл всегда один и тот же — указать 1С Бухгалтерии, что вы хотите получить. Кроме того, основные настройки отчета указываются прямо под строкой заголовка его окна. К таким настройкам относится, прежде всего, период, за который формируется отчет.

Про период стоит сказать особо. Не забывайте правильно указать дату начала и конца отчета! В противном случае можно получить не те данные . В некоторых случаях период можно не указывать (по ситуации), тогда эти поля остаются пустыми, что означает от минус бесконечности до плюс бесконечности, т.е. от начала базы и пока данные не закончатся .

В приведенном примере также требуется указать анализируемый счет . Без этого отчет вообще не сформируется. Поле Организация обычно заполняется автоматически. Если у вас несколько организаций в одной базе 1С Бухгалтерия, то выберите нужную фирму.

Все остальные настройки располагаются в столбце справа (в Бухгалтерии 8.2) или по кнопке Показать настройки в Бухгалтерии 8.3. Для версии 8.3 окно настроек выглядит немного по другому, но смысл тот же самый.

сайт_

Для примера сформируем отчет для счета 71 (расчеты с подотчетниками). Результат приводился выше. В данный отчет попали все сотрудники, для которых по счету 71 за указанный период были найдены записи в базе 1С. Если требуется только один сотрудник, то можно наложить фильтр, как показано на рисунке ниже.

сайт_

В данном случае в отчет вошёл только указанный сотрудник. Если требуется указать несколько значений (но не все ), то в фильтре вместо равно следует выбрать в списке .

Аналогичным образом настраиваются и другие отчеты. К примеру, в отчете Анализ субконто требуется указывать вид субконто и (опционально) его конкретные значения (с понятием субконто мы уже сталкивались ранее).

Настройки любого отчета можно сохранять и загружать, для чего есть две соответствующие кнопки на панели инструментов (для 1С Бухгалтерии 8.2 - справа вверху окна отчета; подчеркнуто зеленым на рисунке выше).

Важной особенностью любого отчета является возможность перейти из данного отчета в другой, более детальный. Для этого следует навести мышку на данные, о которых хотите получить больше информации, и если курсор преобразуется в линзу, то выполнить двойной щелчок. Конечной степенью детализации любого отчета являются первичные документы .

Особенность регламентированных отчетов

Основная особенность регламентированных отчетов заключается в том, что их имеет смысл формировать только тогда, когда вы исправили все допущенные в учете ошибки (если они были). В противном случае отчет будет заполнен неверными данными и сдавать его куда-либо не имеет смысла.

Также стоит отметить, что формы всех регламентированных отчетов открываются незаполненными . Чтобы заполнить отчет, следует нажать соответствующую кнопку. Образец для 1С Бухгалтерии 8.2 показан ниже на примере баланса.

сайт_

Если вы хотите получить дополнительную информацию о какой-либо ячейке, то выделите её и нажмите кнопку Расшифровка .

Отчеты – это прикладные объекты конфигурации. Они предназначены для обработки накопленной информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. Конфигуратор позволяет формировать набор различных отчетов, достаточных для удовлетворения потребности пользователей системы в достоверной и подробной выходной информации.

Как правило, для формирования выходных данных отчет использует систему компоновки данных. Но, вообще говоря, отчет может содержать произвольный алгоритм формирования «бумажного» или «электронного» отчета на встроенном языке.

Отчет может содержать одну или несколько форм, с помощью которых, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход алгоритма.

В данной курсовой работе были созданы следующие отчеты: отчет по сотрудникам, отчет по покупателям, отчет по поставщикам.

Отчет по сотрудникам содержит в себе ФИО персонала, заработная плата и должность. Реквизиты отчета указаны при разработке формы отчета в конфигураторе. Отчет формируется на основании справочника «персонал» (рис.19).

Рис.19. Отчет по сотрудникам в 1С: Предприятии

Отчет по покупателям содержит в себе ФИО покупателя и цену продукции. Отчет формируется на основании справочника «покупатели» (рис.20).

Рис.20.Отчет по покупателям в 1С: Предприятии

Отчет по поставщикам содержит в себе наименование поставщика и адрес регистрации Отчет формируется на основании справочника «поставщики».(рис.21).

Рис.21.Отчет по поставщикам в 1С: Предприятии

Таким образом, информация, отраженная в отчетах позволяет нам просмотреть информацию за весь период работы организации.

Заключение

1С:Предприятие является универсальной системой для автоматизации бухгалтерского учета, учета наличия и движения средств, а также периодических расчетов на предприятии.

Основной особенностью системы 1С:Предприятия является ее конфигурируемость. Собственно система 1С:Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С:Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

В настоящей курсовой работе проделаны следующие действия:

Теоретическая часть, связанная с механизмами бухгалтерского учета 1С: Предприятие;

Практическая часть, связанная с созданием справочников (содержащие информацию, касающуюся бизнес – процессов организации), документов (отражающих движение ресурсов организации), отчетов (формирующих сводную информацию по соответствующим запросам).

В конечном итоге можно сказать, что программа 1С:Предприятие является эффективной и экономичной, и поэтому является столь востребованной на многих предприятия.

Список литературы

Балдин К.В, Уткин В.Б. – Информационные системы в экономике – М.:Акадения, 2005г.

Балдин К.В, Уткин В.Б. – Информационные системы и технологии в экономике – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003г.

Волкова А.К. – информационные технологии – М.: ИНФРА, 2001г.

Гончаров Д.И., Хрусталева Е.Ю. – Решение специальных прикладных задач в 1С:Предприятии 8.2. – Спб.: «1С Паблишинг»

Ильина О.П. – Информационные технологии бухгалтерского учета – Спб.: Питер,2002г.

Радченко М.Г. – 1С:Предприятие 8.2. – Спб.: «1С Паблишинг»

http://www.1cpoly.ru/buhuchet/

http://v8.1c.ru/overview/Term_000000278.htm

http://v8.1c.ru/overview/AccountingReg.htm

http://ru.wikipedia.org/wiki/1%D0%A1:%D0%9F%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%BF%D1%80%D0%B8%D1%8F%D1%82%D0%B8%D0%B5

http://v8.1c.ru/overview/Term_000000117.htm

Прежде, чем начинать разговор об отчетности в 1С важно указать, что отчетность может быть трех видов:

Регламентированной;
Стандартной;
Собственной.

Каждый из этих видов формируется на основании введенной в программу первичной документации и служит определенным целям.

Регламентированная отчетность — комплект законодательно утвержденных печатных форм и электронных документов, которые каждая организация периодически должна сдавать в контролирующие органы.

Собственная отчетность разрабатывается каждой организацией отдельно и служит для отображения итогов деятельности предприятия на различных этапах.

Стандартная отчетность представляет собой общеиспользуемые формы отображения хозяйственных операций.

Регламентированная отчетность

Все типовые конфигурации 1С предназначены не только для ведения учета и занесения хозяйственных операций, но и для формирования на основе внесенных данных отчетов для передачи в:

Налоговую службу;
Федеральную статистическую службу;
Различные фонды и надзирающие органы.

Заполнение регламентированных документов, как правило, происходит в конце отчетного периода (квартала, года). Формы регламентированной отчетности создаются каждой федеральной службой отдельно, периодически изменяются и дорабатываются.

Специалисты 1С внимательно изучают все изменения в законодательной базе и на основе этих изменений актуализируют регламентированные отчеты. Таким образом, если у пользователя есть действующая подписка на информационно-технологическое сопровождение (ИТС) и он систематически обновляет конфигурацию, он может быть уверен, что отчеты для передачи в контролирующие органы будут сформированы в соответствии со всеми актуальными требованиями.

Важно! Перед формированием и сдачей отчетности проверьте, что все хозяйственные операции внесены и грамотно оформлены в программе, а так же, убедитесь в том, что выполнены регламентные работы, такие как закрытие месяца.

Создание и заполнение регламентированного отчета

Одним из наиболее старых и важных для отражения хозяйственной деятельности предприятия документов является «Бухгалтерский баланс». Актуальная на данный момент форма разработана в 2010 году в Министерстве Финансов Российской Федерации и утверждена приказом №66 от 02.06.2010. Согласно этому приказу, начиная с 2013 года все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ должны ежегодно его сдавать в налоговые органы.

Для того, чтобы открыть необходимый регламентный отчет мы должны (в программе «Бухгалтерия 8.3») перейти в подсистему «Отчеты» и в меню «1С Отчетность» выбрать соответствующую команду (Рис.1)

Обратите внимание, что некоторые объекты интерфейса программы, а, соответственно, и возможность формирования регламентированных документов могут быть не доступны, если у пользователя нет прав на доступ к определенным подсистемам.

В открывшейся форме (Рис.2) мы увидим:

Какие отчеты уже зарегистрированы в базе;
За какой период они создавались;
Вид отчета (первичный или корректирующий);
Состояние, в котором находится отчет (сдано, в работе, подготовлен).

Рис.2

С помощью соответствующих кнопок мы можем:

Создать необходимый нам отчет;
Загрузить его из файла, сохраненного на компьютере;
Проверить, правильно ли сформирована выгрузка и соответствуют ли контрольные суммы заложенным в программе алгоритмам;
Вывести на печать табличный документ, сформированный на основании внесенных данных;
Создать и отправить файл выгрузки.

Необходимый нам «Бухгалтерский баланс» мы можем найти нажатием на кнопку «Создать». Результатом клика будет форма (Рис.3)
Рис.3

Если в открывшемся окне на закладке «Избранные» нет пункта «Бухгалтерская отчетность (с 2011 года)», нам придется перейти на закладку «Все» и выбрать этот документ.

Прежде, чем приступить к внесению основных данных, программа предложит заполнить некоторые поля (Рис.4)

Рис.4

Если в конфигурации ведется учет по нескольким организациям, на форме будет доступно поле выбора «Организация», кроме этого надо заполнить период, сведения за который будут участвовать в формировании бухгалтерского баланса.

Нажав на кнопку «Создать» мы откроем соответствующую форму (Рис.5).

Рис.5

Сразу следует обратить внимание на одно обстоятельство: «Бухгалтерская отчетность» — это не только «Бухгалтерский баланс», но еще и:

Отчет о финансовых результатах предприятия;
Отчет об изменениях капитала;
О движении денежных средств;
О целевом использовании средств и т.д.

И все эти отчеты можно сформировать нажатием одной кнопки «Заполнить» (Рис.6), выбрав «Все отчеты».

Рис.6

Для заполнения конкретного документа необходимо выбрать «Текущий».

Заполненная форма «Бухгалтерского баланса» представлена на Рис.7

Рис.7

В любое поле можно добавить собственные данные, нажав на команду «Добавить строку».

Все цифры, имеющиеся в ключевых полях можно расшифровать, кликнув на соответствующую кнопку в шапке.

Форма расшифровки дебиторской задолженности показана на Рис.8.

Рис. 8.

Двойной клик на любой сумме расшифровки открывает стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

Стандартные отчеты

«Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ субконто», «Карточка счета», «Шахматная ведомость» и многие другие формы, позволяющие анализировать бухгалтерские данные, принято называть стандартными отчетами.

Рассмотрим принцип их работы на основании «Оборотно-сальдовой ведомости». Форма на Рис.1 показывает, что стандартные и регламентированные отчеты можно вызвать из одной подсистемы.

Откроем нужный нам объект (Рис.9)

Рис.9

Прежде, чем сформировать отчет пользователь может задать период, данные за которой будут приниматься во внимание при заполнении формы, а так же произвести его более тонкую настройку (нажатием на кнопку «Показать настройку»)

На Рис.10 мы видим, что в программе предусмотрено настолько подробное описание выгрузки, что параметры настройки пришлось разделять на несколько закладок.

Рис.10

Рассмотрим подробнее эту структуру:

Группировка – установленная галочка «По субсчетам», показывает, что форма будет содержать данные в разрезе не только основных счетов, но и их подгрупп;
Отбор – здесь пользователь может указать по какой организации, подразделению или счету он хочет видеть данные, а также определить необходимость вывода информации по забалансовым счетам;
Показатели – определяется, будут ли выводиться цифры по бухгалтерскому или налоговому учету;
Развернутое сальдо – по каким счетам и субсчетам требуется вывод развернутой информации;
Дополнительные поля – определяют внешний вид формы;
Оформление – надо ли выделять красным отрицательные величины и уменьшать автоотступ.

Как и в регламентированном отчете «Бухгалтерский баланс» в оборотке можно вызвать форму расшифровки того или иного значения.

Собственные отчеты

Безусловно, механизмы стандартных отчетов позволяют серьезно анализировать хозяйственную деятельность предприятия, но порой их бывает недостаточно. В этом случае пользователь может (при наличии минимальной подготовки) самостоятельно вывести на экран интересующую его информацию в том или ином разрезе. Для этого в программе предусмотрено несколько механизмов:

Универсальный отчет;
Схема компоновки данных (СКД).

Во втором случае, помимо знаний о структуре хранения информации в 1С, пользователю может понадобиться доступ к конфигуратору, а также некоторое представление о языке запросов 1С. Но получаемые с помощью СКД отчеты отличаются большой гибкостью настройки внешнего вида и параметров.

Универсальный отчет менее универсален, но намного проще в работе, его можно вызвать из той же подсистемы. На Рис.11 нами показан внешний вид этого объекта

Рис.11

Что мы видим:

Стандартный выбор периода;
Тип объекта, по которому мы хотим вывести информацию (в данном случае – регистр накопления, но может принимать значения справочник, регистр сведений, документ, регистр бухгалтерии);
Конкретное наименование объекта метаданных («ЕСН сведения о доходах»);
Таблица, к которой мы обращаемся – в данном случае «Обороты» (для регистров накопления может также принимать значения «Остатки» и «Остатки и обороты»).

Более подробное описание того, какие данные, с какими отборами и направлениями сортировки должны выводиться в табличный документ можно указать в форме настройки отчета.