Gtd примеры. Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает

Почему сложно удержать все в голове

Наша краткосрочная память подобна оперативной памяти компьютера - она нужна для работы с актуальными задачи, и ее объем крайне мал. Одновременно мы способны обрабатывать в среднем , а работать хорошо и вовсе только с 1–3. В то же время объем информации, претендующей на наше внимание, постоянно растет. Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен повторяет: «Ваш разум для создания идей, а не их хранения». И в этом одна из целей его подхода.

О внутренних обязательствах

По мнению автора, главный источник стресса и негативных эмоций - это неразрешенные или нарушенные обязательства перед собой или другими (в оригинале Аллен называет их open loops). Гнетущие мысли переносятся даже тяжелее, чем осознание объема работы, который мы должны выполнить. Подробнее о связи когнитивных функций, планирования и незавершенных задач можно узнать , и .

«Любое обязательство типа «надо бы, мог бы или должен», которое находится только в сознании, создает иррациональное напряжение, от которого невозможно избавиться, 24 часа в сутки, семь дней в неделю».

Аллен также считает, что в отличие от физического труда труд интеллектуальный не имеет четких границ. И дело даже не в том, что после напряженного дня в офисе вы продолжаете думать про работу дома. Для Аллена вообще нет различия между работой и досугом. По его логике работа - это все, к чему мы стремимся привести актуальное состояние вещей. Главное, перед постановкой этих ваших задач четко прояснять результаты и определять шаги для их решения.

Как научиться мыслить более ясно

В первую очередь важно разобраться с внутренними обязательствами. Философия Getting Things Done (далее GTD) подразумевает, что весь процесс управления работой сводится к трем простым принципам.

Сначала необходимо освободить голову - собрать все незавершенные мысли и задачи во внешнюю систему, которой вы доверяете.

Затем нужно прояснить их - решить, что с этой информацией делать.

Сделать это.

Пять шагов для прояснения сложных задач

1. Сбор

Собирайте все открытые вопросы (как личные, так и профессиональные), незавершенные дела (в оригинале емкое и неопределенное слово stuff, в переводе - «незавершенка») и другую информацию, которая просто вас заботит. Отправляйте все это в отдел «Входящие» - надежное внешнее хранилище, которое может быть как физическим (блокноты, папки), так и цифровыми (любое таск-менеджмент-приложение по умолчанию содержит папку «Входящие», например , или - последний целиком разработан на основе GTD). Добавьте к этому свою почту и мессенджеры - ваши «Входящие» по умолчанию.

Храня информацию о незавершенных делах на носителе, вы освобождаете свою голову. Главное, не плодить слишком много списков и регулярно их обновлять и обрабатывать.

Как только вы думаете в отношении какой-то задачи «я должен», «нужно», «следовало бы», эта задача переходит в категорию незавершенных

2. Обработка

Обычно информация поступает к нам на протяжении всего дня, но обрабатывать ее кому-то удобнее утром, делать обзор - вечером и так далее. Аллен в целом рекомендует разделять во времени эти этапы. Сам процесс обработки информации состоит из последовательных ответов на вопросы.

«Что это?» (определение типа информации - задачи, заметки или идеи).

«Требует ли это действий сейчас?» Часть информации вовсе не предназначена для работы, ее просто стоит выбросить. Другую часть нужно поместить в систему, чтобы освободить от нее сознание.

Если действий не требуется и информация не нужна, просто избавляемся от нее.

Если действий не требуется, но информация нужна, то откладываем ее, чтобы вернуться позже. Для этого GTD предлагает создать папку «Когда-нибудь/Возможно», в которую отправляются все планы на будущее - от списков книг, фильмов и мест для путешествий до списка возможных рабочих и семейных проектов.

Другой вариант: мы сохраняем информацию как справочную - для наших дальнейших действий и проектов. Для этого подойдут как хорошо известные варианты, вроде Dropbox и Google Drive, так и новые инструменты вроде Notebook.

Если действие необходимо, ключевой вопрос: «Каково следующее действие?» Вы либо выполняете его сразу, если оно занимает не больше 2 минут (5, а может, и 10 - решать вам), либо делегируете более подходящему человеку и помещаете в список «Лист ожидания».

Если действию необходимо присвоить точную дату, отправляйте его в «Календарь» (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook - самые очевидные). Действия без срока идут в список «Следующие действия», что, по сути, представляет собой список задач в вашем таск-менеджере или блокноте.

Каково следующее действие? Это главный вопрос в отношении любой информации, которую вы собрали. Если вы ответите на него правильно, будет что организовывать. «Следующее действие» - это следующее конкретное, физическое действие, которое нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению определенной задачи

3. Организация

В результате обработки получается несколько категорий хранения, которые и образуют вашу систему.

Списки активных действий: календарь (для действий с точным сроком) и список задач - в таск-менеджере/блокноте.

Список проектов - задач, требующих более одного действия для выполнения (большинство таск-менеджеров имеют несколько уровней задач, подразумевающих и уровень проектов, однако поможет и просто список - индекс проектов), и справочные материалы к ним - в любом удобном и доступном хранилище.

Список «Лист ожидания» - для задач, требующих вашего внимания, а не участия. А также установленные напоминания для задач, которые станут актуальными в определенный момент в будущем - функция напоминания также доступна в большинстве приложений для задач.

Список «Когда-нибудь/Возможно» - для задач, которые могут стать актуальными в будущем: по сути, список всего, что вы бы хотели сделать, но не делаете это сейчас.

4. Обзор

После сбора, обработки и организации у вас на руках появились готовые алгоритмы действий по актуальным для вас областям. Чтобы поддерживать актуальность системы, ее необходимо просматривать время от времени - в первую очередь, «Календарь» и «Список задач», а также «Список проектов», «Лист ожидания» и «Список возможных дел». Просматривайте все планы и списки еженедельно, это придаст ощущение целостности картины и ясности ума: так вы ничего не упустите и сосредоточитесь на главном.

5. Выполнение

В управлении рабочим процессом важно правильно расставить задачи по приоритету. Чтобы разобраться, что и когда стоит делать, Аллен советует придерживаться трех моделей поведения.

Присваивайте задачам определенные критерии: контекст (например, по месту: дом, офис, магазин; или характеру работы: звонки, встречи - и так далее); доступное время; доступная энергия; ваши личные приоритеты.

Понятие «работа» обычно подразумевает одно из трех: вы делаете то, что запланировали, либо вы планируете работу, либо выполняете задачи по мере ее возникновения. Если вы в какой-то момент застряли, попробуйте оценить, что конкретно из перечисленного вы сейчас делаете и что стоит сделать.

Начинать работу стоит снизу вверх, продвигаясь от целей низкого порядка к более высоким. Сначала займитесь текущими делами, затем - зонами ответственности и внимания (семья, работа, здоровье, друзья). Теперь можно браться за планы на 1–3 года вперед, после - за перспективу на 5 и более лет. Последний этап - оценка своей миссии и принципов. Так шаг за шагом вам будет проще прояснить все свои дела.

Ключевые мысли

GTD это комплекс, требующий долгой подстройки под себя.
Тем не менее, многие люди считают систему полезной, многие вдобавок предлагают свою, переработанную версию.
Дэвид Аллен обещает расширить концепцию системы в новой книге, уделив внимание гармонизации работы и жизни.

За кулисами GTD: почему тысячи фанатов системы ищут большего.

На сайте книжного гиганта Amazon.com одна и та же книга занимает первое место в результатах запроса «productivity» (выдающего более чем 170 тысяч наименований) и в результатах запроса «time management» (более 70 тысяч наименований). Книга называется «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса ». Автор - Дэвид Аллен, кроткий ТМ-супермен, прикидывающийся калифорнийским консультантом по менеджменту. Впервые опубликованное в 2001 году, 350 страничное пособие Аллена генерирует бесконечные обзоры, является международным бестселлером в течении 7 лет, по-прежнему не выходит из списка «двадцать лучших деловых книг на сегодня» Уолл Стрит Жорнала.
«Как привести дела в порядок» (или GTD - аббревиатура английского названия) - не очередная книга по теории делового мышления. Система тайм-менеджмента Аллена была приспособлена под требования информационного века, чем привлекла внимание работников ИТ-сферы и создала вокруг себя целый культ последователей, применяющих советы Аллена ко всему жизненному процессу.

Базовый принцип ГТД - это перенос всех обязательств, единиц информации, важных дел из вашей головы в систему, которой вы доверяете. В результате, как обещает Аллен, вы получаете почти мгновенное снижение стресса, и, соответственно, увеличение продуктивности. Почему же такая простая система наделала столько шума? По мнению толпы фанатов, Аллен дал указания беднягам, заваленным горами е-майлов, борющихся с информационной перегрузкой, терпящих стресс в попытках следить за постоянно растущим списком сроков и обязательств.

Поклонники системы - сила, с которой стоит считаться. По запросу «GTD» Гугл возвращает более шести миллионов соответствий, система вдохновила автором многих популярных блогов о личной продуктивности, породила целую индустрийку интерпретаторов, гуру и желающих её освоить. Как сказал Гарри Вольф из «Wired», «Аллен возродил традицию „помоги себе сам“ в информационном веке ». Однако пока одни блоггеры рьяно следуют букве GTD, другие ведут активные сетевые дискуссии о том, как модифицировать систему GTD, чтобы она соответствовала их личным нуждам.

Знак ли это того, что ГТД теряет своих пользователей или проблема в том, что люди пытаются использовать систему не по назначению? «Невозможно дать готовый, универсальный рецепт», - говорит Аллен - «люди должны разработать свою систему, подходящую для их случая». Аллен считает, что GTD решает проблему большинства загруженных людей, не ведающих о том, что им стоит освободить голову от избытка информации.

GTD: революция снизу вверх

В отличии от глобальной корпоративной культуры, полностью находящейся под влиянием маркетинговых супер-гуру типа Стивена Кови, Тома Питерса и Гарри Хэмела, концентрирующихся на видении, миссиях и целях, система «снизу вверх» Аллена обещает понизить стресс и увеличить продуктивность. Каждая частица информации, которую наш мозг пытается отслеживать, подкидывает дров в топку стресса. GTD включает сбор и обработку каждой такой частицы, каждого обещания, практически - каждой мысли, сохраняет информацию в «картотеке» и позволяет получить её затем при помощи комплекса регулярных пересмотров дел.

Обработка информации, согласно способу Аллена, не требует философских самокопаний в попытках выработать глобальную миссию и видение. Несколько контекстных ту-ду списков дают указания, как провести рабочий день по GTD. Как и многие другие представители движения саморазвития, Аллен сделал карьеру на превращении замысловатых методик в практические руководства для корпоративного мира. Открытие того, что работники могут очистить ум, освободив почту, папку «входящие» и рабочий стол, стало чем-то вроде озарения для масс. Многочисленные фэны Аллена были ошарашены опустевшими почтовыми ящиками, чистыми столами и возможностью почувствовать контроль над кучей работы, с которой им приходится сталкиваться. Однако вскоре начались усовершенствования.
Сторонники GTD нашли недостатки в системе, тот же Интернет изменил наше рабочее место, внеся ещё больше суматохи. Кроме е-майла, у нас теперь есть Фейсбук, SMS, быстрый канал и большее количество средств связи. Решения не заставили себя ждать, глобальное сообщество фанатов разработало серию шагов, выводящих систему на новые рубежи.

Между тем, Аллен был занят распространением всё того же GTD, что было описано в 2001. В ответ на критику, описывающую недостатки в методике, Аллен сказал, что GTD не привязан к технической реализации. «GTD вне времени, не важно, проводят ли люди всё своё время у компьютера или компьютера нет у них вовсе. Оба типа людей существовали в 2001, оба типа есть и сейчас», - сказал он. «Быстрые интернет-каналы - это всего лишь количественная характеристика, а не качественная. GTD касается управления вашими обязательствами.
Новая книга Аллена, «Making It All Work», выпущенная в конце 2008, обещает пролить свет на истинные основы самоуправления: контроль и перспективу. Не поздно ли Аллен решил повернуться к пользователям лицом? Не обскакали ли ученики своего гуру?

GTD-последователи и GTD-усовершенствования

Последователи ГТД Мэрлин Манн, Джина Трапани и Лео Бабаута улучшили педантичную систему систематизации Аллена, превратив её в нечто более техничное, более толковое и более дзенское. Тем самым они приковали внимание интернет общественности.

В то время как в книге Аллен советовал использовать бумагу, папки и картотеки, авторы большинства сайтов пускались в обсуждение использования программ управления проектами, текстовых файлов, почтовых клиентов (например, Outlook или Gmail), наладонников, бумажных блокнотов и даже карточек из картотеки. Шуточный пост Мэрлина Манна «Hipster PDA» (автор предложил сделать «наладонник» из бумаги - соединить стопку картонных карточек скрепкой) от 2004 года вызвал сумасшедший отклик и сделал его блог «43 Folders» звёздным. Он по прежнему занимает почётное место в Technorati’s Top 100 и ежегодно привлекает 8 миллионов просмотров.

Кстати говоря, Манн был одним из первых приверженцев GTD. Например, название «43 Folders» - это дань уважения одноимённой подсистеме GTD. В ней используется 12 месячных и 31 дневная папка для категоризации материальных задач, к которым надо вернуться в определённый день. В блоге Манн перерабатывает бизнес-ориентированные методики Аллена так, чтобы сделать их полезными для «разработчиков, программистов и других разновидностей гиков».

В 2004 Манн указал на то, что гики имеют свой, совершенно отличающийся от обычных GTD-юзеров, рабочий процесс. Например, они практически неотделимы от своих ноутбуков и технологии, являющейся их движущей силой.

Вернёмся в 2008. Priacta, американская фирма-разработчик софта для тайм-менеджмента, публикует список более чем 100 наименований GTD-программ . Многие из них бесплатны, остальные стоят от 10 до 350 долларов.

Массачусетсский консультант по личной продуктивности Мэтью Конелл один из многих блоггеров, заметивших, что как только вы закончили сбор данных (фундаментальный в GTD процесс), вы остаётесь один на один перед ужасающим своими размерами списком «что сделать», без советов «как это сделать».

Нью-йоркский ИТ-предприниматель Марк Хорст, автор книги о личной продуктивности «Bit Literacy», породил целую серию горячих споров среди гуру тайм-менеджмента, после того, как назвал подход Аллена «атавизмом до-интернетовской эры, с её блок-схемами, картотеками и записными книжками »

Хорст предлагает управлять делами, используя «более грамотные ту-ду списки», где записи создаются при помощи е-майлов, а списки приоритетов генерируются автоматически.

В свою очередь, Хорст был раскритикован Тимом Феррисом, автором бестселлера «The 4-Hour Work Week». «Технологические советы в „Bit Literacy“ имеют меньше мест применения и более короткий срок годности, чем принципы GTD» - заключил Феррис.
Книга Ферриса пропагандирует аутсорсинг задач малооплачиваемым исполнителям из развивающихся стран, для заработка бо́льших денег на роскошную жизнь. Книгу неоднократно критиковали за сомнительную этику, совершенно забыв о том, что в ней даются полезные советы по тайм-менеджменту и управлению информацией.

Несмотря на то, что некоторые эксперты не согласны с подходами системы, GTD остаётся одной из лидирующих систем тайм-менеджмента. Последователь GTD и журналист издания Guardian , Бен Хаммерсли стал её приверженцем сразу после того, как в 2005 году опробовал советы Дэвида Аллена. Согласно его словам, «Как привести дела в порядок» «так близка к культу, как только может быть близок к культу список дел ». Хаммерсли добавил, что для него лично сложность освоения системы меркнет по сравнению с тем, как система изменила его жизнь.

Проблема сервисов продуктивности в том, что каждый позиционирует себя как место, в котором можно решить все задачи, хранить информацию, общаться. В большинстве сервисов вам предлагают расставить приоритеты и действовать в соответствии с ними.

Но немногие могут концентрироваться на выполнении важных задач и не обращать при этом внимания на всякие мелочи: срочные задачи, просьбы коллег, друзей или знакомых. Когда задач становится много, с ними трудно разобраться. Поэтому на практике приходится использовать несколько сервисов для управления делами. Когда дел становится много, мы начинаем путаться в этих сервисах и списках и в итоге перестаём их использовать.

Методика Getting Things Done (GTD) даёт универсальный план, позволяющий построить единую систему, в которой можно решить любую задачу. Вы сможете расслабиться и не волноваться, так как будете уверены, что ничего не забудете. В нужный момент система будет подсказывать, что нужно сделать и на чём сосредоточиться.

Так почему же многие работают непродуктивно?

Люди начинают работать непродуктивно, когда проектов, дел и задач становится много. Им трудно всё это удержать в голове, а тем более расставить приоритеты. Поэтому или вообще ничего не делается, или делается то, что проще всего, а важные дела . Появляется другая проблема: когда срочные задачи нужно было решить ещё вчера.

К тому же человек начинает быстрее уставать, становится раздражительным. Он постоянно бежит как белка в колесе рутины, а действительно важные, денежные и стратегические проекты остаются в стороне.

С этой ситуацией поможет справиться система Getting Things Done, описанная Дэвидом Алленом в книге , которая вышла в 2001 году и стала мировым бестселлером.

Расскажите мне об основных понятиях GTD, которые надо знать

Рутина - это те дела, мысли и заботы, которые беспокоят, отвлекают и тратят энергию. Пока рутина не переведена в задачи, её невозможно контролировать. Обдумывание одних и тех же проблем несколько раз - это неэффективное использование творческой энергии, которое порождает разочарование и стресс.

Цель GTD - освободить голову от рутины и убрать внутреннее напряжение.

Оперативная память человека - область мозга, где находится кратковременная память. Именно туда мы обычно складываем текущие незавершённые дела, данные другим людям обещания и прочие мысли, которые нас беспокоят. К сожалению, есть предельный объём рутины, которую вы можете хранить, чтобы мозг нормально функционировал. Если ваша оперативная память переполнена, вы отвлекаетесь на мелкие дела и забываете про свои цели, что приводит к стрессу.

Инструменты для сбора информации - то, куда попадает информация и где вы фиксируете, что нужно сделать. Например:

органайзеры;
записные книжки;
электронная почта;
календарь;
диктофон.

Корзина «Входящие» - единое хранилище для рутины, которую вы превращаете в дела и задачи. Одно из самых важных правил работы с корзиной «Входящие» - это её регулярная очистка.

Простые действия - одношаговые действия, для выполнения которых нужно . На практике удобнее отводить на такие дела пять минут.

Проект - задача, для выполнения которой требуется больше одного шага. Нужно оставить напоминание о проекте и описать первые шаги по его выполнению. В итоге проект превращается в простое действие, которое можно выполнить в ближайшие пять минут и получить конечный результат.

У проекта должна быть ссылка на карточку или файл, в котором описаны детали: ответственные, сроки выполнения, категория (например, «Маркетинг», «Юридическая часть», «Разработка»), ссылки на более мелкие карточки с задачами. Подобную структуру удобно организовывать в .

Контекстный список - список дел, которые удобно выполнить при определённых условиях. Например, в контекстном списке «Покупки» будет список вещей и продуктов, которые нужно купить в магазине. В списке «Звонки» может быть список звонков, которые нужно сделать, когда вы будете свободны.

Удобно делать индивидуальные контекстные списки под людей, с которыми вы работаете и общаетесь. При встрече с конкретным человеком вы можете оперативно открыть список и решить необходимые вопросы.

Как использовать календарь?

В надо заносить:

действия, которые следует совершить в определённое время (совещания, деловые встречи, семинары);
действия, которые необходимо сделать в определённый день (закончить проект к конкретной дате, принять участие в конференции);
информацию о конкретных датах (годовщины, дни рождения, праздники).

Я использую «Google Календарь», в который заношу все эти дела. Этот сервис удобен, потому что:

доступен как с телефона, так и с компьютера;
на одном экране можно отобразить сразу несколько календарей;
есть напоминания на смартфоне.

Если вы что-то занесли в календарь, вы это или выполните, или перенесёте на другую дату. Захламлять календарь списком дел, который регулярно переносится изо дня в день, не надо. Для таких списков есть отдельные решения.

Если вам регулярно нужно в определённое время звонить клиентам, поставщикам или подрядчикам, для этого лучше использовать CRM-систему.

Какие списки стоит завести?

Списки первоочередных действий

Составить отчёт за неделю, изучить сайт конкурентов, очистить папку «Входящие» в почтовом ящике, составить техзадание для дизайнеров - все эти действия занимают больше двух минут, но их нельзя никому делегировать. Такие дела заносим в списки первоочередных действий и выполняем в течение дня.

Правила работы с такими списками:

Списков не должно быть много, достаточно двух-трёх. Например, «Личные», «Работа», «Семья». Если у вас есть задача из списка на конкретный день, поставьте напоминание в календаре.
В задачах в этом списке удобно делать метки по контексту: «В дороге», «За компьютером», «Прочитать», «Купить», «Обещания». Задачи могут иметь одну или несколько меток. Например, задача «Выгулять собаку» будет относиться к проекту «Личное» и к метке «Обещания».
Прежде чем добавить в список задачу, подумайте, нужно ли вам вообще её делать. Если ответ «да», решите, надо ли вам лично выполнить это дело. Ведь можно отправить голосовое сообщение подчинённому и делегировать ему. Для задач, которые вы поручили, будет метка «Поручено». В ней будут дела как из списка «Работа», так и из списка «Личные».
Просматривайте списки регулярно. Делайте это, когда появилась свободная минутка. Перемещайте вверх дела, которые нужно выполнить в первую очередь.
Очищайте списки дел не реже одного раза в месяц.

Список «Когда-нибудь»

В этом списке будут дела, которые не требуют активных действий. Это могут быть:

книги, записи, видеотренинги, которые хочется приобрести;
полезные , которыми хочется овладеть;
места, которые хочется посетить;
вещи, которые хочется приобрести.

В этот список нужно периодически заглядывать, брать записи и превращать их в цели, над которыми будет вестись работа.

А как хранить справочную информацию, которая пригодится в будущем?

Эта информация действий не требует. Основные критерии для хранилища этих сведений:

Удобный поиск по заголовкам, меткам, краткому описанию.
Лёгкость размещения информации в хранилище.
Интуитивно понятная структура хранения информации. Когда появляются новые данные, вы должны быстро выбирать категорию и подкатегорию, куда их поместить.
Доступность хранилища с любого устройства.

Есть ли обязательные ритуалы GTD?

Да, их несколько.

Сбор всей информации в корзину «Входящие»

Инструментов для сбора информации много. Но всё это должно стекаться в одно место, с которым вы дальше и будете работать.

Очистка корзины «Входящие»

Один-два раза в неделю придётся пересматривать список «Входящие» и сортировать накопившееся по папкам или ярлыкам. Этот ритуал должен войти в привычку, которая формируется из понятного алгоритма действий и их систематического повторения.

У вас должен быть простой пошаговый план того, как вы проводите еженедельную уборку в вашей системе дел. Заведите календарик, в котором будете отмечать дни, когда разбирали дела. Назначьте себе приз, если, например, за 30 дней минимум 20 вы будете очищать папку «Входящие» и вычёркивать дни в календаре.

Пересмотр списка первоочередных действий и списка «Когда-нибудь», расстановка приоритетов

В пересмотре списков важно правильно расставлять приоритеты и реалистично рассчитывать свои силы. Это необходимо, чтобы не загружать себя неподъёмными задачами и не страдать от осознания своей неэффективности.

Уничтожение лишних корзин

Часто во время общения с коллегами и партнёрами появляются новые почтовые ящики, документы, списки.

Ваша задача - максимально всё автоматизировать, чтобы данные стекались в папку «Входящие».

Это может быть как почтовый ящик, так и электронный планировщик. Для автоматизации и перенаправления информации подойдут сервисы и Zapier. Корзин для сбора информации должно быть мало.

Как работать с корзиной «Входящие» и сортировать накопившиеся в ней дела?

Сначала извлеките задачу, дело или информацию из папки «Входящие» и ответьте на вопрос: «Что это? Действительно ли нужно что-то предпринимать?»

Если делать ничего не нужно, есть два варианта. Если это мусор, который больше не пригодится, вы его выкидываете. Если это полезная информация, помещаете её в архив. Он должен быть структурирован по категориям и меткам, чтобы было легко найти необходимое.

Если с информацией нужно что-то делать, есть три варианта:

1. Выполнить требуемое. Если действие важное и не займёт больше 2–5 минут.

2. Делегировать кому-то. Если действие занимает больше двух минут, подумайте, можно ли его кому-то поручить.

Когда делегируешь кому-то, должны быть прописаны:

конечный результат;
план работ (путь к цели);
срок завершения задачи;
дата контроля и результат, который должен быть к ней готов (промежуточный или окончательный).

3. Отложить на будущее. При этом укажите:

желаемый результат;
ближайшее следующее действие, которое необходимо совершить. Помните: невозможно выполнить проект целиком, можно лишь предпринять конкретные простые шаги, которые приблизят вас к конечному результату;
дедлайн. Если нет точных сроков, занесите действие в список «Когда-нибудь».

Вы можете отправлять послания самому себе, чтобы получать их в назначенный день. Для этого подойдёт как «Google Календарь» с напоминанием в нужный день, так и приложение для почты , которое пришлёт вам письмо в определённое время.

А как планировать свою работу?

Всю работу можно разделить на три действия:

Выполнение заранее запланированного. Это может быть как стратегически важные дела, которые вас приближают к цели, так и рутина, которую просто нужно сделать.
Выполнение работы по мере её неожиданного появления. Это когда в течение дня прилетают задачи от коллег, руководителей, письма от клиентов.
Планирование дальнейшей работы: составление и пересмотр списков, расстановка приоритетов. Этот пункт не должен занимать у вас слишком много времени, чтобы вы не занимались планированием ради планирования.

Практика планирования дел и задач (памятная книжка) описана в книге Дэвида Аллена.

Дэвид Аллен

Консультант по личной эффективности и управлению временем, автор методики продуктивности GTD

Для памятной книжки нужно 43 папки: 31 помечена цифрами от 1 до 31, ещё 12 с названием месяцев. Ежедневные папки ставятся спереди, начиная с завтрашней даты. За папкой с числом 31 располагается папка за следующий месяц, а за ней папки с остальными месяцами.

Содержимое папки за следующий день ежедневно переносится в корзину, затем папка ставится за последнюю из ежедневных папок (как бы переносится на следующий месяц). Когда вы освободите папку 31 за текущий месяц, за ней окажется папка с названием нового месяца, а за ней папки с днями нового месяца. Аналогично на следующий год переносится папка с текущим месяцем, когда он прошёл.

В конкретной папке надо хранить документы, которые требуют конкретных действий (форма, которую необходимо заполнить, письмо для отправки).
Чтобы система работала, её необходимо ежедневно обновлять. Если вы забудете обновить папку завтрашнего дня, то не сможете доверять системе. Будут упущены важные сведения, с которыми придётся разбираться другими способами.

Если вы уезжаете на несколько дней, то до отъезда нужно проверить папки за те дни, в течение которых вы будете отсутствовать.

Как это организовать на практике с учётом современных систем планирования:

Вместо памятной книжки использовать органайзер со списками дел на каждый день и заносить в него задачи на текущий день. Встречи и дела, привязанные ко времени, надо записывать в первую очередь и устанавливать напоминания, чтобы система о них заранее уведомила.
Создать файл со списком дел на месяц. Это список того, что вы хотите успеть сделать за это время. Вы добавляете в него дела в течение всего месяца. Пересмотр задач должен происходить раз в неделю. Во время планирования самые важные дела раскидывайте по неделям, чтобы понимать свои приоритетные задачи. Их вы будете выполнять в первую очередь, иначе всё время будет уходить на мелкие и срочные дела.
Создать файл с планами на год. Его надо пересматривать раз в месяц. Дела из этого файла переносятся в планы на месяц.
Строить планы на год, исходя из долгосрочных целей на 3–5 лет. Эти дела лучше прописывать либо в конце года, либо во время отпуска, когда голова не загружена повседневными задачами.

Эти четыре пункта Дэвид Аллен называет системой естественного планирования. Эта система позволяет вам двигаться в сторону важных для вас целей и не тратить время на рутину.

Есть ли универсальный план, по которому можно спланировать любой проект?

Да, конечно. Дэвид Аллен называет его моделью естественного планирования. Она состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Цель и картинка идеального результата

Определите или идеальный конечный результат, представьте, что вы его достигли.

Опишите его со всеми критериями успешности (деньги, люди, признание). Чем подробнее вы распишете конечный результат, тем сильнее будет мотивация, особенно в моменты, когда нужно совершать конкретные действия, а времени на это нет.

Шаг 2. Принципы

Опишите принципы, которых вы будете придерживаться по мере достижения цели. Например: «Я предоставлю полную свободу действий людям, если они … (останутся в рамках бюджета, выполнят до конкретного срока проект)». Спросите себя: «Какие поступки могут помешать моей деятельности? Как я могу их предотвратить?»

Принципы обладают чёткостью и являются надёжным ориентиром в процессе управления деятельностью.

Шаг 3. Мозговой штурм

Проведите мозговой штурм, во время которого записывайте всевозможные идеи, которые приходят в голову.

Ключевые принципы мозгового штурма:

не судите;
не оспаривайте;
не оценивайте;
не критикуйте;
думайте о количестве, а не о качестве;
отодвиньте анализ и организацию на второй план.

Шаг 4. План проекта в виде списка

Организуйте результаты мозгового штурма в виде списка дел. Начинайте планирование с конца и идите по шагам назад. Так вы легко составите план и определите первый шаг к цели. Пример планирования с конца:

Цель (идеальный результат) : могу говорить на испанском и понимать людей.

Зачем это : хочу общаться без участия переводчиков во время деловых переговоров с испанскими партнёрами и свободно общаться с окружающими во время отпуска в Испании.

Этапы к цели:

За шаг до достижения цели: я нашёл носителя испанского языка и разговариваю с ним два раза в неделю.
За шаг до этого: я сдал экзамен на уровень знания языка B1.
За шаг до этого: я сдал экзамен на уровень знания языка A1.
За шаг до этого: я восемь раз за месяц позанимался испанским и выполнил все домашние задания.
За шаг до этого: я записался на курсы испанского и заплатил за месяц обучения.
За шаг до этого: я собрал информацию о курсах испанского и составил сравнительную таблицу.
Первый шаг: я запланировал время в календаре, когда соберу информацию о курсах испанского.

Когда команда работает над одной задачей и нужно организовать весь план в одном месте, удобно использовать . Первый столбец в ней - это этапы на пути к цели, второй столбец - ответственные. Дальше будут столбцы с периодом времени. В ячейках будет статус конкретного этапа, например «Запланировано», «В процессе», «Выполнено», «Отложено».

GTD и система естественного планирования может показаться трудной. Но когда вы настроите её под себя и начнёте использовать регулярно, вы ощутите, что всё значительно легче, чем казалось на первый взгляд.

Мой рассказ будет разделён на 2 части:

Про методику GTD, если кто-то не знает или успел подзабыть.
Про конкретные инструменты для работы с GTD и частные примеры из моей личной практики.

0. Предисловие

На что обычно похож день проектного менеджера?

Звонит заказчик. Команда спрашивает в чате почему спецификация API расходится с ТЗ. На Васю дует кондиционер. HR беспокоится: Миша что-то пришёл в чистой отглаженной рубашке. В лес не ходи - подлец намылился на собеседование. Нужно уточнить таймлайн. Перепроверить задачи в трекере. Опять звонит заказчик. Кто-то кинул в чат смешную картинку. Коллега просил присмотреть за его делами, пока он в отпуске. Снова звонит заказчик. По-моему, скоро релиз. Хорошо бы не забыть купить вечером домой продукты, а то жена распилит. По фронту что-то отстаём. Хорошо бы прочитать эту статью. Уф, уже 19:00. Когда там релиз?

Узнаете себя? Ужасно? Тогда эта статья для вас.

Не узнаёте - вам повезло. Или, может, можно успевать ещё больше?

1. Введение

Что такое GTD?

GTD (Getting Things Done ) - методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге. Название можно перевести как «Как делать дела до конца».

Главная идея в том, что чтобы эффективно работать и расти над собой, добиваться чего-то большего, необходим чистый ум. Потому что:

Сложные задачи не сделать, если не понятно, что делать. Постоянное размышление о том, что делать и том, что задача не сделана - мешает работать.
Каждодневная рутина (мелкие задачи) отвлекает. Она создает дискомфорт, задачи «висят в памяти» и отнимают чувство гармонии.

GTD - это про то, как одновременно ничего не помнить и ничего не забывать.

2. Про GTD

Как понять, что вам это нужно:

Вы пилите сложный таймлайн по ответственному этапу проекта. Нужно учесть кучу рисков и грамотно распределить задачи по ресурсам. Кто-то присылает в ВК смешную картинку. Следующий час проходит за просмотром второсортных пабликов.
Сегодня к вечеру нужно просмотреть и согласовать ТЗ. В конце следующей недели - презентация у клиента. Сделать презу в PowerPoint или лучше в Google Slides? Хорошо бы выяснить, где там их офис. Надеть костюм или придти как обычно? (Согласование ТЗ съехало на 2 дня.)
После утренней планёрки стоит обдумать ремонт дома в ванной. Задачи потом поставлю, перед сном. Да ещё тут митинг через 2 часа. Зачем браться за работу? Всё равно ничего толком не успею.

Здесь стоит отдельно поговорить о человеческой многозадачности. Тема это дискуссионная. Например, посмотрите wikipedia .

Два важных аспекта:

Большое количество учёных считает, что А) Мультизадачности не существует; Б) Время на быстрое переключение между задачами становится «бутылочным горлышком».
Многозадачность повышает количество ошибок.

И вот тут-то нам и нужна GTD.

Потому что вот что GTD предлагает для решения проблем:

Записывать, а не запоминать.
Классифицировать (на контексты и важность) и декомпозировать (выделять простые этапы в сложных задачах).
Проводить ревью списка задач.

1. Что нужно записывать?

Всё, с чем нужно что-то сделать. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку).

2. Как записывать?

А) Разбивать на «контексты». Например, всё, что относится к 1 проекту - в 1 папку. Сделать ремонт - отдельный список. Купить на дачу - отдельный список. «Контексты» основываются на месте / действиях. Контексты изначально про места, но у нас про проекты.

Б) Декомпозировать. То есть не писать «Влиться в новый проект», а ставить более мелкие задачи: «Собрать команду разработки», «Посмотреть документацию», «Познакомиться с заказчиком» и т.д.

3. Как проводить ревью?

Проверять список задач каждый день. Закрывать выполненные задачи, ставить новые. Если задача не делается, то переформулировать или декомпозировать.

3. Инструменты

Разговор про инструменты пойдет с точки зрения проектного менеджера. Но всё, о чём я говорю, может применять для себя любой человек

Наши задачи:

Применить GTD к ежедневному рабочему процессу.
Меньше отвлекаться и больше делать.
Быстро включаться в выполнение задач.

Прогресс дал нам облачные технологии и носимые устройства, и это лучшее, что могло случиться с нами для организации наших задач.

Чем пользуюсь лично я:

iPhone / iPad / MacBook
Gmail и другие сервисы Google
Wunderlist
Evernote
LastPass

1. iPhone / iPad / MacBook

Единая экосистема. Все девайсы имеют встроенные возможности для погружения в работу. Отключение уведомлений и напоминаний, синхронизация данных, удобный поиск, доступные приложения и сервисы, и так далее.

Tips & Tricks:

Звонки и сообщения
Заметки и напоминания
Spotlight search
Виртуальные рабочие столы

2. Gmail и другие сервисы Google

Gmail является важнейшим инструментом в работе менеджера и одним из основных «инбоксов». Вот так выглядит мой ящик. Gmail имеет, по сути, 3 киллер-фичи:

Ярлыки
Автоматическая фильтрация
Поиск

Inbox

Я фильтрую все входящие письма по проектам и по основным статусам: А) Требует действия; Б) Нужно проследить за ответом. Автоматическая фильтрация позволяет экономить время и раскладывать всё по ярлычкам автоматически.

Вы также можете видеть чистый инбокс. Именно так он и должен выглядеть большую часть времени.

3. Wunderlist

Wunderlist - помощник Gmail. Это сервис для todo-шек, который доступен на всех десктопных и мобильных платформах. Он умеет раскладывать задачи по категориям и датам, присылать уведомления, делать чек-листы и писать комментарии к задачам, можно аттачить файлы. Есть функционал для совместной работы. В общем, простой инструмент, в котором есть всё, что нужно.

Вот так выглядят мои задачи на сегодня.

4. Evernote

Evernote - облачная замена для блокнота. Очень мощный инструмент, который позволяет не только писать, но прикладывать и файлы. Удобнее всего использовать его для митинг и колл-репортов, других важных записей. Например, так.

Календарь берёт на себя напоминалки о событиях. Самое главное - подключить его к телефону и остальным устройствам. Ничего особенного.

6. LastPass

LastPass - облачный сервис для создания и хранения паролей. Я помню всего 3 пароля: от Last Pass, личного Gmail и Steam. Всё остальное - хранится в облаке.

5. How to Get Started

Когда-то на одной из конференций я услышал от докладчика, на мой взгляд, отличную мысль. Он сказал, что доклады - это очень интересно, но очень бесполезно, если после доклада не вернуться домой и не начать применять услышанное на практике.

Что сделать прямо сейчас? Посмотреть на свой компьютер и опечалиться.

1. Вкладки vs. окна в браузере

Любите открывать миллион вкладок и оставлять их на потом? Это отвратительно. Признайтесь себе честно - до большей части вы никогда не доберётесь. Зато браузер будет съедать всю батарею и оперативную память. Перезапускать его придётся пару минут. А найти нужное быстро будет невозможно.

Не держите лишнего. Используйте контексты. Одна задача - одно открытое окно и минимальное количество вкладок. Сделали дело - закрывайте окошко.

2. Рабочий стол так, как он задумывался

Рабочий стол - это не место для ярлыков. Да-да!

В Windows есть меню «Пуск», в OSX - Spotlight Search. Папку с загрузками лучше отредиректить на рабочий стол. Работайте только с теми файлами, что необходимы прямо сейчас. Остальное - на помойку.

3. Zero Inbox

Во «входящих» писем лежать не должно. Только те, что появились там с прошлой проверки почты. Мелкие дела - сразу в работу. Большие - в архив и под ярлык «Нужно сделать». Как говорится, держите свой инбокс в чистоте. А ещё почту можно проверять раз в несколько часов. Никто от этого не умрёт.

6. P.S.

Для дальнейшего просвещения:

Эта же статья в видеопересказе на студенческой конференции: https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH канала «Байки из проектного офиса»

«Ты когда-нибудь думал, куда делись последние 5 лет?»
Виктор Пелевин

Очень часто в жизни каждого человека наступают такие моменты, когда просто невозможно справиться с объемом накопившихся дел. И работая в данный момент над выполнением очередной своей задачи, в голове непрерывно крутится еще целая вереница нерешенных проблем. Постоянные мысли о том, что вы не успеваете сделать что-то важное, не дают сосредоточиться на выполнении текущей задачи. И когда количество нерешенных дел начинает нарастать, как снежный ком, это приобретает уже масштабы катастрофы.

Но на самом деле проблема не такая уж сложная, как может показаться на первый взгляд.

Как привести дела в порядок. Основы тайм-менеджмента

Для решения подобных задач существует метод рациональной организации времени, или по-другому тайм-менеджмент. Время в современном мире представляет собой даже большую ценность, чем деньги, так как в отличие от них, время нельзя вернуть или накопить. Навыки управления своим рабочим временем помогут человеку достигать поставленных целей и задач намного быстрее и при этом находить достаточно свободных минут для общения с друзьями и своего духовного развития.

Поможет в этом разобраться метод GTD, который представляет одно из направлений в тайм-менеджменте.

Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. - «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно - «как привести дела в порядок») - методика повышения личной эффективности созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, первое издание которой вышло в 2001 году и была переведена на 23 языка.

Классическая модель тайм-менеджмента имеет определенные строгие рамки, подразумевает четкое планирование своих дел, рекомендует просчитывать шаги и расставлять приоритеты. Новый метод, предложенный экспертом Дэвидом Алленом, помогает управлять временем намного более гибко и выбирать дела по своему усмотрению, а не привязываться к жесткому дневному графику, что существенно облегчает задачу и быстрее продвигает вас в реализации поставленных задач. Такой способ может подойти не только крупным бизнесменам, заботящимся о быстрейшем исполнении своих планов, но и обычным домохозяйкам, планирующим время на ведение домашнего хозяйства.

В основу этой системы легло предположение, высказанное Дэвидом Алленом, о необходимости свободного мышления. Говоря иными словами, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей, которые крутятся в голове. И тогда текущая работа будет выполнена намного быстрее и результативнее. На этот счет GTD-система дает четкие указания, следуя которым можно не только выявить проблему, но и быстро решить ее. Как правило, люди много времени тратят на бессмысленные рассуждения, которые тормозят процесс выполнения поставленных задач. Четко следуя предложенным методом рекомендациям, ваше сознание всегда будет оставаться чистым, а результативность работы будет на все 100%.

Составляем список дел, задач, проблем

Первое, что нужно сделать, по мнению автора идеи, – это перенести все ваше беспокойство и мысли, которые занимают вас в данный момент, на бумагу. Запишите все, что крутится сейчас в голове, – все крупные дела, мелкие дела, важные и не очень, в общем, вообще все. Освободите ваше сознание для реализации поставленной в данный момент задачи. Записи можно производить в хаотичном порядке, записывая просто все, что пришло на ум. Необязательно сразу классифицировать дела по степени важности. Если вы пропустите или не внесете в список какое-либо дело, оно постоянно будет кружиться в вашей голове, мешая сосредоточиться.

Но вот список дел составлен, что теперь с этим списком делать?

Задаем правильные вопросы

Вторым шагом можно назвать анализ написанного вами списка.

Мысленно зададим каждому пункту списка вопрос: «Что это?» .
Этот вопрос позволяет произвести классификацию дел по степени их важности.

Второй вопрос звучит так: «Требует ли это действий?»

При отрицательном ответе должны последовать следующие действия:
— отложить решение до лучших времен;
— пока забыть о деле, не стоящем вашего внимания;
— положить на время в архив.

При положительном ответе на заданный вопрос необходимо переходить непосредственно к исполнению и наметить практическое решение проблемы. Изучите проблему, если на ее осуществление потребуется затратить определенное количество времени, то она автоматически переходит в разряд проекты. Эту запись можно произвести на отдельном листе. А если при рассмотрении текущего дела сразу напрашивается способ ее решения, то есть смысл сделать это дело сразу, чтобы не копить кучу нерешенных проблем.

Когда для достижения поставленной цели одного шага недостаточно, напрашивается несколько вариантов выхода из сложившейся в данный момент ситуации:

— записать дело в ежедневник до наступления срока его исполнения,
— поместить в список важных дел, чтобы выполнить его в удобное для вас время.

Пройдя последовательно все шаги, предложенные данной теорией, можно научиться правильно расставлять приоритеты и выстраивать четкую систему ценностей. Причем сделать все это можно самостоятельно, даже не обладая каким-то особым талантом. А вопрос «Как привести свои дела в порядок» больше не будет вставать перед вами.