Как переводится getting things done. Использование системы GTD Дэвида Аллена

Ищете способы работать меньше и больше успевать? Взвалили на себя два десятка проектов, потеряли контроль над ситуацией? Может просто накопилась усталость: работа, дом, фитнес, ЗОЖ, друзья, родители, семья, дети?

В таком случает вам в помощь Дэвид Аллен и его метод GTD. Это прививка антистресса, которая научит вас управлять временем и сознанием.

Суть метода GTD

Дэвид Аллен разработал и проверил на практике стратегию личной эффективности, направленную на получение максимальной пользы при минимальных трудозатратах. Он описал способ эффективного распределения времени между важными и необходимыми делами. Название его метода – Getting Things Done (GTD) – переводится как «доведение дел до завершения», хотя по смыслу больше подходит «как привести дела в порядок». Принципы просты:

1. Все незавершенные дела переносятся из головы на внешний накопитель. Информация собирается и фиксируется в списке. Вносится все: даже самое маленькое дело. Список должен быть доступен в любое время, в него надо постоянно заглядывать.

2. Записываются пояснения, чтобы в дальнейшем не тратить время на обдумывание задачи.

3. Создается система напоминаний о списках. Их необходимо регулярно (ежедневно, еженедельно) обновлять: вычеркивать выполненные задачи, вписывать новые. Осуществляется контроль: горизонтальный – по всему списку дел; вертикальный – по каждому конкретному делу (что сделано и какие перспективы).

Для оптимизации работы назначайте конкретное время и дату выполнения задачи. Используйте планировщик или календарь. Послушайте, что советует Дэвид Аллен. Все действия выполняйте последовательно.

Потренируемся?

1. Перенос. Выделите в мыслях и запишите на бумаге одним предложением первую, всплывшую в голове ситуацию/задачу/проект. Не важно, касается ли устремление профессиональной деятельности, семьи или личности. Это должно выглядеть как успешный результат работы. Например:

· Уехать в отпуск на Мальдивы вдвоем/всей семьей;

· Запустить завод/сеть магазинов в Челябинске;

· Испечь торт/блинчики по бабушкиному рецепту.

2. Пояснения. Запишите конкретное физическое действие, которое надо осуществить для продвижения в данном проекте. Что можно предпринять прямо сейчас? Куда пойти? Кому позвонить? Что написать? С кем переговорить?

· Позвонить в турагентство, чтобы подобрали варианты маршрутов;

· Отправить подготовленный запрос по электронной почте;

· Купить муку, масло, яйца в магазине «АБВ».

3. Подумайте, как рекомендует делать
Дэвид Аллен. Что изменилось после минутного размышления? Как правило, выделение конкретной задачи не только усиливает контроль над ней, но и позволяет расслабиться. Потому что сформировался конкретный образ желаемого результата, наметились первые шаги по пути его достижения, определились необходимые ресурсы.

Думайте не о проблеме, а о способах ее решения

Размышления и определение задач – это ваш интеллектуальный труд. Продуктивность интеллектуального труда определяется ответом на вопрос: «Каковы ожидаемые результаты работы?» Чем четче определен результат, тем выше ваша интеллектуальная продуктивность.

Проблема превращается в конкретную задачу, которую надо решить. Процесс разбивается на простые шаги, ближайший из которых выполняется немедленно. Человек не перебирает задачи одну за другой: хочу когда-нибудь научиться петь, надо срочно сделать проект, забрать ребенка из детского сада. Он берет список и шагает по пути выполнения конкретных действий:

· Чтобы научиться петь, надо позвонить репетитору – это займет 2 минуты. Звоню прямо сейчас;

· Для проекта надо зайти в магазин купить материалы по списку, чтобы завтра сделать модель, а по пути заберу ребенка.

Благодаря системе GTD голова не забита лихорадочными мыслями о невыполненных проектах. Список уже перед вами. Можно расслабиться и приступить к следующему шагу.

Это как в супермаркете

Можно ходить и все время держать в голове продукты, которые надо купить. На это уходят все силы, но все равно что-нибудь, да забудется, или наберете кучу лишнего.

А можно прийти в магазин с написанным на бумаге (смартфоне) списком: в этом случае ресурсы мозга тратятся только на оптимизацию процесса. Заглянув в список и увидев там молоко, идете и его покупаете, обращая внимание на сорт, производителя, дату изготовления, цену. Это приносит больше пользы здоровью и семейному бюджету.

Когда определен результат, человек движется в нужном направлении, постоянно задавая себе вопрос: «Какой следующий шаг надо сделать, чтобы приблизиться к цели?»

Превращайте нематериальные мысли в физические действия

Дэвид Аллен предлагает набор вспомогательных инструментов, позволяющих освободить мозг от рутины для работы над глобальными проектами. Перечень задач можно хранить, используя например:

ежедневник;

лотки для бумажных листков;

папки с наклейками;

электронные органайзеры или планеры;
таск-менеджеры (смотри наш ).

Многие громадные проекты состоят из совокупности мелких действий, на каждое из которых тратится 1-2 минуты. В этом случае необходимо просто сделать и забыть. Это и есть принцип двух минут – один из ключевых в GTD. Превратите его в привычку — с помощью простого трекера (мы писали о таких ).

Электронную версию книги Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок» скачать можно по ссылкам: bookscafe.net , КнигоПоиск , FB2LIT .

При этом, если большинство электронных библиотек предлагают ознакомительный фрагмент со ссылкой в конце, по которой можно после оплаты скачать всю книгу целиком (цена от 170 до 400 рублей), то bookscafe.net предлагает две из 7 книг Дэвида Аллена бесплатно.

Изучить современные лайфхаки в тайм-менеджменте можно в нашем .

Отличная подборка бесплатных инструментов самосовершенствования: планеры, органайзеры, ежедневники, чек-листы – по ссылке «40 + списков, которые помогут навести порядок в жизни ».

Купить бумажный вариант книги «Как привести дела в порядок» можно в интернет-магазинах: Озон , Лабиринт , book24 .

Заключение

Вы долгие годы мечтали научиться управлять своей жизнью? Время пришло. Сделайте прорыв: увеличивайте собственную эффективность, облегчайте себе выполнение любой работы. Освободите сознание от рутины, станьте творческой личностью.

Начните сегодня. Не просто читайте книгу, а используйте приемы GTD. Личный практический опыт – полезнее десятков прочитанных книг. Поставьте себе задачу: 40 дней применять GTD. Почему 40? Потому что именно за это время человек успевает освоить, втянуться, оценить новую деятельность. GTD-метод оптимизирует интеллектуальный труд в профессиональной и личной сфере. Будет порядок в делах, будет порядок в голове и в жизни.

Итак. Какой ваш следующий шаг?

Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

Предисловие к русскому изданию книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» начинается так: «Любому современному человеку катастрофически не хватает времени, и все жалуются на собственную неорганизованность – то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся рабочие планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом, тем лучше его отношения с окружающими».

Такие ситуации знакомы многим. И обещанием автора книги помочь стать организованнее, во многом, объясняется ее успех. Об этом свидетельствуют не только свыше 600 тыс. проданных с 2001 года лишь в Америке экземпляров, но и дальнейшая разработка концепции Аллена многими авторами, создание специального программного обеспечения, включая мобильные приложения, где за основу взят метод Getting Things Done (GTD). Отдельным методикам Аллена (например, «43 папки») сегодня посвящены целые онлайн-ресурсы. Это ярко демонстрирует, что авторские наработки существенно повлияли на такую область как , личная . Поэтому в данной статье мы поговорим о концепции GTD, принципах ее работы, а также некоторых практических аспектах, которые сможет применить в своей деятельности каждый.

Как доводить дела до завершения

Getting Things Done – методика повышения личной эффективности, разработанная и описанная в одноименной книге Дэвидом Алленом. Чаще встречается аббревиатура GTD. В Википедии говорится, что в переводе фразы с английского языка на русский ошибочно употребляется формулировка «приведение дел в порядок» (с таким названием в российском переводе издавалась книга), в то время как нужно «доведение дел до завершения». Любопытным фактом является также то, что русскоязычная и англоязычная Википедии расходятся в трактовках самого понимания методики GTD: первая называет ее самостоятельной и ограниченно связанной с управлением временем, вторая же утверждает, что GTD – метод в рамках тайм-менеджмента.

Многие специалисты отмечают специфический стиль изложения, присущий Аллену. Его идеи, в отличие от идей, выдвигаемых Стивеном Кови в « », не вдохновляют, а дают строгое и подробное описание алгоритма. В отличие от Кови, который не лишен философской рефлексии и требует четкой формулировки миссии с охватом основной цели жизни, Аллен наоборот строит систему «снизу вверх». Он убежден: чтобы изменить свою жизнь, нужно начинать не с глобальных задач, а с наведения порядка в самых незначительных окружающих мелочах.

«Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер», – так автор описывает применение собственного метода. По словам Аллена, нужно не просто прочитать и взять на заметку, нужно реально начать пользоваться, ведь это не требует специальных навыков, а результат себя ждать не заставит.

Итак, вооружившись советом от автора, мы и подошли к самому главному: к вопросу о сути метода доведения дел до конца. Многие критикуют концепцию GTD за сложность и непонятность, что, в тоже время, не мешает каждому выработать свою собственную систему, взяв на вооружение лишь некоторые постулаты. Ниже приведены именно такие рекомендации из книги «Getting Things Done»:

Организация пространства

Одна из первых рекомендаций, высказанных в книге. По мнению Аллена, рабочее место сродни контрольному пункту, с которого каждый день начинается путь. Суть здесь весьма абстрактна – дело даже не столько в том, чтобы рабочее место не было завалено бумагами и разбросанными офисными средствами (это требование общее для всех, кто прибегает к тайм-менеджменту), а в том, что нужно организовать его максимально «под себя», под свой род деятельности и нужды. Есть и конкретика: методика GTD подразумевает наличие, кроме письменного стола, разумеется, следующих атрибутов:

лотки для бумаг (хотя бы штуки три);
пачка бумаги формата А5;
ручка или карандаш;
клейкие листочки (~8 x 8 см.);
скрепки;
прищепки для больших пачек бумаги;
стэплер;
скотч;
ластик;
аппарат для наклеивания этикеток;
папки для бумаг;
ежедневник;
мусорная корзина.

Система хранения справочной информации

Такая система необходима каждому. Шкаф для хранения корреспонденции, много папок, аппарат для наклеивания этикеток – одним словом все, что способствует структурированию любой входящей информации с целью легкого к ней доступа позже. Автор уверен, что процесс размещения письма или документа в такой системе должен занимать не больше 60 секунд. Поэтому лучше организовать что-то вроде алфавитного каталога, который позволит получать доступ к информации быстро и удобно.

Списки

Помимо использования календаря-планировщика, каждому нужно иметь 4 списка:

1. «Следующие действия». В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Неважно какой он формы – бумажный блокнот или текстовый документ на рабочем столе персонального компьютера, важно, чтоб он постоянно находился с вами. Таким образом, у вас будет постоянное напоминание о делах, которые еще предстоит делать. Редактировать такой список, вносить новые записи в него нужно ежедневно.

2. Проекты. Под этим заглавием Аллен понимает предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, следственно на их выполнение требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации (еженедельно).

3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).

4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее по типу пробежать марафон или завести блог.

Ведение этих списков тесно связано с основными принципами GTD: сбором, обработкой, организацией, обзором и действием.

Сбор. Дэвид Аллен использует термин «корзина» для обозначения фиксации информации на любом носителе с целью освобождения разума. Это может быть органайзер, дневник, ноутбук. Нужно выкинуть все с головы (в данном случае перенести) и приступать к следующему этапу.

Обработка. Во время обработки информации ее стоит поделить на два типа: та, что требует действия и та, что не требует. При работе с первым типом мы либо делаем сами, либо делегируем, либо откладываем. При работе со вторым – откладываем в справочную информацию, избавляемся, вносим в список «когда-нибудь».

Двухминутное правило – если на выполнение работы тратится меньше чем 2-5 минут, она должна быть сделана незамедлительно.

Обзор списка задач нужно делать ежедневно или как можно чаще. GTD требует, чтобы, по крайней мере, еженедельно проводился обзор по всем действиям, проектам и «отложенным» элементам.

Действие. Физическое выполнение задач.

Помимо того, что уже было сказано, хотим обратить ваше внимание на то, что GTD это не уникальный инструмент, а свод методик. Вы можете их брать за основу, корректировать, изменять согласно своему роду деятельности и потребностям.

Контроль над достижением

Чтобы мелкие дела, на которые мы делили наше крупное, двигались в сторону завершения, важно понимать, какую цель мы преследуем, каких результатов мы хотим достичь. Как уже было сказано, в соответствие с этим планируется ряд последовательных действий и напоминаний, объединенных в единую систематизированную систему. Чем сложнее задача, тем на более мелкие «кирпичики» следует ее делить и тем детальнее нужно разрабатывать эту систему. Рассмотрим поподробнее этапы достижения:

Ответ на вопрос, что мы хотим достичь. Нужно четко понимать, зачем мы выполняет те или иные действия. Это словно для лучника, целиться в яблочко мишени. Он может выполнять множество действий от натягивания тетивы до стрельбы, но результат все равно будет проверяться по попаданию стрелы в центр мишени. Не ответив на вопрос, он может послать стрелу и в зрителей.
Ответ на вопрос, как мы хотим достичь. Здесь у большинства людей активно начинает работать генератор идей, выдавая как подходящие, так и откровенно бредовые. Сначала зафиксировав все без критики и затем отобрав наиболее подходящие можно легче достичь цели.
Выбор наилучшей траектории и непосредственное следование ей. Так, после ответов на вопросы можно составить четкий план, следуя которому мы сможем достичь своей цели.

Ваша жизнь состоит из заданных целей, ряда ваши действий и полученных результатов. Чем лучше вы сможете структурировать информацию на разных уровнях, выстраивать цепочки действий и следовать им, тем лучше вы сможете привести ваши дела в порядок.

Немного об авторе

Напоследок немного о самом авторе. Дэвид Аллен (род. 28 декабря 1945 г., Шривпорт, США) – эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности. В подростковом возрасте увлекался , выиграл чемпионат штата Луизиана по дебатам. В университете специализировался на изучении американской истории. По окончанию колледжа Д. Аллен довольно долго искал свое место в жизни. По его собственному заверению, он поменял не меньше 35 профессий до 35 лет. Список занимаемых им должностей действительно внушительный, а временами даже экзотичный. Будущий тренер работал официантом, поваром в ресторане, учителем каратэ, магом, токарем, продавцом витаминов и мопедов, турагентом, менеджером по туризму, ландшафтным дизайнером. В 1980-е он начал разрабатывать программы обучения для менеджеров и руководителей корпорации Lockheed.

Сегодня Д. Аллен возглавляет собственную компанию, занимающуюся коучингом в области эффективного управления и продуктивности. Сам Аллен очень редко проводит публичные семинары. Также является одним из основателей Actioneer Inc, компании, которая специализируется на производстве офисных принадлежностей.

Аллен написал три книги – уже известную «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity» и «Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life»,а также «Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life».

Скидка для пользователей 4brain

Сам Аллен очень редко проводит публичные семинары, этим занимаются его сертифицированные ученики. Так, в России, Беларуси и Казахстане его сертифицированным партнером является компания Everconsult, которая и проводит тренинги по GTD.

Компания Everconsult обратилась к нам и предложила всем пользователям нашего сайта скидку в 15% на свои мероприятия (кому интересно). . Для получения скидки при регистрации нужно просто ввести промокод.

Открою некоторые секреты эффективности в жизни и делах...

Небольшая шпаргалка как разобраться с делами и начать жить эффективно!

Дэвид Аллен лично приглашает на тренинг в Москве. Надо сказать что его книги распроданы тиражем более 2 млн экземпляров!
И его система действительно работает!

Ваша жизнь не будет прежней если вы познакомитесь с системой GTD!
Помню как находился под большим впечатлением от выступления Дэвида Аллена!

Мы хватаемся за тысячу дел, пытаясь попутно не забыть про бытовые мелочи, часто забываем о цели, но помним о неотвратимо приближающихся дедлайнах.

Порой страх перед лавиной задач буквально парализует мозг и наступают апатия, прокрастинация, депрессия. Работа в такие моменты движется медленно, кажется, даже курсор мыши еле ползёт по монитору.

Такая ситуация тем опаснее, чем больше человек работает в команде, особенно, если речь идёт о команде разработчиков.

Идея пригласить на нашу конференцию Дэвида Аллена была хоть и неожиданной, но неслучайной. Личностная, на первый взгляд, концепция GTD, даёт неплохие рекомендации для каждого разработчика в отдельности и процесса разработки в целом. Конечно, метод GTD не столь «заточен» под процесс разработки ПО, как agile, но тем не менее, способен его дополнить или стать первым шагом на пути перехода команды к гибкой методологии разработки. Какой же он, GTD для программиста?

Разделим применение принципов GTD в разработке на два блока: персональный, когда речь идёт об отдельном человеке, и командный, когда речь идёт о компании или группе разработчиков. В целом, принципы едины, но в команде их реализовать гораздо сложнее, поскольку гарантированно будут саботаж и сопротивление со стороны работников или тимлида.

Один в поле воин

Одна из основ метода GTD — принцип перемещения задач из памяти человека на внешний источник. Таким образом, мозг человека перестаёт заботиться о том, чтобы удержать в голове все планы, от незначительных до глобальных, а начинает концентрироваться на действительно важных на данный момент задачах и их выполнении. Кто-то говорит, что метод GTD эффективно использовать для высвобождения личного пространства и нахождения баланса между работой и, например, хобби или семьёй. Однако с точки зрения практичного разработчика GTD нужен, прежде всего, для соблюдения баланса между работой и… работой.

Программисты, системные архитекторы и менеджеры проектов непрерывно находятся в рамках нескольких приоритетов, задач или проектов. Часто обстоятельства исключают ведение одной задачи, поэтому нужно уметь быстро перестраиваться. Подобное метание от проекта к проекту нередко порождает стресс, но не тот, который возникает от нелюбимой работы, а стресс как физиологическое и эмоциональное явление. Чем выше уровень тревоги, тем сложнее справляться с поставленными задачами. Тут-то на помощь и приходит GTD.

Устанавливаем фильтры на список дел

Прежде всего, нужно установить ограничения, выбрав основное среди всех задач. Оставляя главное, вы высвобождаете время и силы и создаёте импульс для действий с гораздо меньшими трудозатратами, чем когда вы держите в голове все мелочи. Есть рутина, есть важные проекты, есть планы на будущее. При этом во всех перечисленных категориях есть главное. Чтобы его выделить, нужно выполнить несколько шагов:

выбрать начатые, но не завершённые задачи;

выбрать дела, вызывающие наибольшее беспокойство;

выбрать дела, которые не хочется выполнять и которые всё время откладываются;

выбрать рутинные дела, в том числе бытовые.

Как правило, основное находится первых трёх группах. Соответственно, первоочередное внимание следует уделить беспокоящим и незавершённым делам — ведь не даром точный перевод Getting Things Done — «довести дела до завершения».

Упорядочиваем коммуникацию

Неважно, фрилансер или программист, работает удалённо или в команде, он постоянно находится в поле коммуникации: звонки заказчиков, вопросы руководства, запросы пользователей и коллег, информационные сообщения от поставщиков SDK и проч… Эти коммуникации нельзя назвать малозначительными, но их нужно уметь грамотно обрабатывать.

Перестаньте проверять e-mail каждые 5 минут — установите всплывающие оповещения, на которые можно глянуть краем глаза. Разместите почту по папкам и прочитывайте по мере актуализации в конкретный момент.

Разделите все коммуникации по контексту: Skype, мобильные звонки, городской телефон, общение через почту и т.д… Отведите определённое время на коммуникацию внутри каждого канала.

Проверьте рабочие и личные чаты. Возможно, если вам без конца пишет ваш новый сотрудник или задаёт одни и те же рабочие вопросы старый коллега, стоит попросить их подготовить вопросы, выделить время на общение и разъяснить все сложные моменты.

Понаблюдайте за своим веб-браузером. Разработчики часто смотрят профильные темы на форумах или специализированных сайтах. Там их подстерегают интересные темы и обсуждения, не имеющие никакого отношения к текущей задаче. Лучше отложить чтение действительно интересной темы, воспользовавшись закладками в браузере или специальными утилитами для хранения ссылок (например, дополнение Pocket, которое можно также установить как приложение на мобильном устройстве и синхронизировать закладки).

Заведите записную книжку и/или приложение, где вы будете записывать все задачи с метками срочности и важности. GTD для управления делами вводит понятия времени, контекста (места), действия. Чтобы правильно расставить приоритеты задач, представьте себе простой фильтр, как в Excel, например. Присвойте каждой задаче параметр времени (по часам или времени суток), места (дом, работа, улица, спортзал, магазин и т.д.). А затем разделите задачи примерно таким образом: «запросить комментарии к ТЗ — работа — 14:00» или «позвонить в шиномонтаж — улица — вечер». Для подобных записей существует много приложений: от планировщика заданий в Windows, который можно использовать для своих целей до Evernote, Rainlendar и тщательно прописанных напоминаний на смартфоне.

Уверенность в том, что у вас есть такой список, гарантированно снизит уровень тревожности и поможет сосредоточиться на решении каждой из задач.

Есть и более глобальная проблема, которая также затрагивает разработчиков любого типа занятости. Сегодня почти каждую неделю выходят новые инструменты, гайды, утилиты для разработчиков, то и дело появляются сообщения о новых версиях фреймворков, новых библиотеках и даже новых языках программирования. Вся эта информация вызывает чрезвычайный интерес профессионалов, а иногда даже увлекает и заставляет попробовать что-то новое (создать простое мобильное приложение, написать «Hello, world!» на Brainfuck или собрать новый опенсорсный проект). Выход один: распределять интересы по мере их значимости по отношению к текущим проектам, краткосрочным и долгосрочным целям. Фокусировка на одной задаче даёт возможность повысить личную продуктивность, освободить время и приступить к изучению новой информации.

5 шагов оптимизации

Метод GTD выделяет пять стадий работы над списком дел.

Сбор информации. Нужно собрать все задачи— просто взять и записать ручкой или в текстовый файл все свои рутинные, незавершённые, глобальные дела. При этом важно помнить, что, например, за задачей «Написать отчёт в Fast Report для ООО «Снеговик» скрывается несколько важных и требующих внимания подзадач: собрать требования с клиента, составить и утвердить ТЗ, запросить массив данных для тестирования отчёта и т.д… Необходимо записывать абсолютно все задачи — чуть позже вы их сгруппируете.
Обратите внимание не только на те проекты, которые есть в памяти, но и на те, которые находятся в компьютере — зачастую там не меньше хаоса, чем в мыслях. Стоит разделить файлы по папкам, соответствующим каждому проекту, отделить личные документы от рабочих.

Процесс обработки. Обработайте информацию по схеме, предложенной GTD: если что-то уже исполняется, нужно продолжить дело до конца, если можно сделать менее, чем за две минуты, сделайте сразу.

Классический алгоритм обработки по GTD

С точки зрения работы над ключевым для вас проектом важно учесть несколько нюансов.

Отложить несрочные задачи, например, изучение непрофильных материалов, никак не связанных с текущей работой.

По возможности делегировать задачи, например, коллегам или фрилансерам. Если вы быстро и эффективно пишете код, но не очень хорошо справляетесь с задачами создания сайта, рекламы или дизайна, обратитесь к профессионалам. Даже, если это ваш собственный проект, вложение в чужую качественную работу быстро окупится.

Научиться говорить «нет». Это, пожалуй, один из самых сложных навыков: всегда найдутся десятки знакомых, у которых слетела Windows, закралась ошибка в код, требует прошивки Android и молит о джейлбрейке iPhone. Эти небольшие задачи отнимают массу времени. Если не хотите портить отношения, найдите несколько доступных мануалов в Сети и отправляйте страждущим ссылки.

Организация списка. После того, как пройдены два первых и самых сложных этапа, необходимо организовать работу с задачами. Тут можно воспользоваться простым правилом: разделить время на недели, в конце недели пересматривать список и создавать новый. Все задачи стоит разделять по срокам выполнения и приоритету. Для ведения задач можно использовать любое из понравившихся приложений: это и мобильные OneNote и Evernote, и Asana, и Redmine, и Google Календарь, и проч…

На этом этапе главное — уделить много внимания работе с текущим или несколькими проектами. Для этого можно воспользоваться ассоциативными картами (mindmap), которые отразят все этапы работы в виде наглядной структуры-карты, в соответствии с которой вы будете продвигаться по проекту. Для создания mindmap существует множество платных и бесплатных приложений с интересными фичами. Нам нравится удобный, бесплатный и русифицированный , в котором мы и создали примерный вид незавершённой карты, не претендующей на истину:

Часть 1

Часть 2

Не стоит делить задачи на простые и сложные, нужно выполнять всё по порядку, тогда и время будет распределено рационально.

Ревизия сделанного. На этом этапе необходимо отметить сделанное, проанализировать причины провалов, создать план на следующий этап (например, неделю).

Собственно действие. Выполнять задачи следует исходя из наличных ресурсов: сил, времени, места выполнения, а также установленного приоритета. Если для быстрого решения задачи вам не хватает какого-то ресурса, который появится позже, постарайтесь перенести задачу на момент появления средства её лучшего исполнения. Например, если вы занимаетесь доработкой десктопного приложения и для внесения части изменений требуется обновлённая и ещё не купленная вашей компанией, но запланированная к покупке в ближайшее время SDK, вносите те изменения, которые можно сделать в текущей версии, а задачу по остальным изменениям внесите в папку или файл с задачами на будущее. Безусловно, поиск путей решения задачи имеющимися средствами раскрывает вас как профессионала, но требует больших и не всегда оправданных затрат вашего времени и сил.

Вот несколько советов, как использовать принципы GTD, если вы разработчик в команде или работаете самостоятельно.

Планируйте свой проект изначально, а не по ходу работы, дробите его на решаемые подзадачи.

Выделяйте отдельные этапы работы над проектом и проставляйте метки важности и срочности выполнения работы.

Доводите каждую задачу до конца, не оставляя её на потом. Даже, если вы знаете только длинный путь решения задачи, решите её. В ходе дальнейшего рефакторинга можно будет избавиться от неоптимального решения.

Периодически пересматривайте списки задач с целью ревизии выполненного и изменения планов.

В один момент времени сосредоточьтесь на одной задаче — так вы сэкономите время и силы.

Выделяйте время на каждый этап и уделяйте ему максимальное внимание: на сбор требований, на разработку, на unit-тестирование и проч..

GTD нельзя внедрить одним днём — сперва появляются какие-то отдельные элементы, затем формируются правила, наконец, появляется привычка и ощутимый результат. Главное — не останавливаться. Кстати, неплохо, если вы сможете перенести часть своих навыков в GTD на команду, с которой работаете — это может значительно оптимизировать работу внутри компании.

Один в поле не воин

Несмотря на то, что GTD, как правило, нацелен на отдельного человека, он применим и к команде, в которой важно уметь определить видение проекта, цели, обозначить проекты и распределить зоны ответственности. Тем более, что во многих организациях уже существует и успешно используется, пожалуй, самая близкая к логике GTD сущность — диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта очень точно отражает потребность проекта в ресурсах, задачи и подзадачи, примерное время выполнения каждой задачи, даты старта и окончания работ по задаче, этапы выполнения проекта, которые могут стартовать только после окончания предыдущего этапа и высвобождения требуемых ресурсов.

Однако зачастую все труды по составлению диаграммы ресурсов и занятости оказываются напрасными. Увязывая GTD с разработкой ПО, о диаграмме Ганта отлично написал Роберт Пик, евангелист GTD и CTO консалтинговой компании Дэвида Аллена, который руководил техническими проектами и понимает тему едва ли хуже самого CEO:

«Я видел столько времени, энергии и денег, канувших в сложные диаграммы Ганта, которые были уничтожены по первому щелчку пальцев руководителя. Любую компанию, делающую ставку на АВС-коды приоритетов и жёсткие узды для программистов для того, чтобы остаться в арьергарде разработки ПО, ждёт горькое разочарование».

Он же раскрывает суть концепции. Дело в том, что она направлена не столько на планирование, сколько на умение вернуться к точке срыва. Поясним подробнее. В жизни любого человека и любой команды случаются моменты, когда они отходят от намеченных целей и вся деятельность погружается в хаос. Это может происходить как по внешним причинам, так и по причинам, связанным с отдельными внутренними воздействиями: временной сменой курса развития проекта, появлением нового инвестора с новым видением, перерывом на сверхсрочную работу (например, подготовку к выставке). Задача GTD в команде — легко вернуться к точке, в которой пришлось отойти от плана работы и продолжить действовать в прежнем режиме.

«Mind sweep (очистка памяти, очистка ума — прим. пер.) составляющая GTD, достаточно проста, Дэвид (Аллен — прим.пер.) зачастую упоминает её как своего рода дамп памяти для «психической оперативки». Это как будто вы периодически сверяетесь со своим собственным мозгом, чтобы увидеть то, что удерживает ваше внимание, вытащить и посмотреть на это. Это как будто вы собираете эти списки возможностей (проекты и следующие действия), которые служат вам подстраховкой для уверенности в том, что всё, что вы делаете, вы делаете правильно и в сочетании с правилом двух минут (если ты можешь что-то сделать менее, чем за 2 минуты, сделай это — прим. пер.) и мышлением, нацеленным на следующее действие, даёт вам статический слепок вашего рабочего состояния, с помощью которого вы сможете легко вернуться к тому моменту, когда вы прервались».

В команде разработчика есть четыре основных действия, которые сами по себе выступают как элементы командного GTD.

Регрессионное тестирование — тестируются уже исправленные участки исходного кода, а также работоспособность функциональности, связанной с изменённым кодом. Как часть экстремального программирования, оно иллюстрирует GTD с точки зрения повторяемости, ревизии и однозначности действий.

Работа с документацией — создание и тестирование документации позволяет как раз перенести важные знания и задачи на бумагу. Их не нужно держать в голове ни пользователям, ни тестировщикам, ни разработчикам — в случае необходимости можно обратиться к документации и уточнить неясный момент или найти ответ на вопрос о работе программы.

Рефакторинг кода — процесс улучшения кода без изменения функциональности. Приверженцы экстремального программирования проводят периодический рефакторинг с целью улучшения производительности программы, её понимания и читабельности кода. Есть компании и команды, которые избегают рефакторинга. В большинстве случаев это связано с опасениями, что изменения в коде приведут к краху в в системе. Как правило, такой подход приводит к косности и устареванию программы.

Мозговой штурм. Процесс, который в той или иной форме происходит в любой команде. Это как раз сбор информации и идей. В ходе мозгового штурма и по его итогам могут также создаваться ассоциативные карты mindmap.

В большинстве случаев программист на работе выполняет гораздо больше задач, чем обычное написание кода. Более того, чем больше у него опыта и квалификации, тем больше разнородных задач на него возлагается. В какой-то момент наступает кризис, когда обязанности и обязательства начинают тяготить работника и значительно снижают его продуктивность. Очевидно, что с этим можно и нужно бороться, причём не директивными методами и репрессивными мерами, а с помощью GTD, который нацелен на эволюционное изменение подхода к работе. Многочисленные отзывы тех, кто пробовал этот метод, рассказывают о значительных сложностях в начале и не менее значительных успехах в итоге процесса. В конце концов, говорят, что привычка формируется за 21 день. Почему бы не попробовать?

P.S.: Бесплатно послушать онлайн-выступление автора метода GTD Дэвида Аллена и задать ему вопросы можно будет в рамках конференции 17 ноября (вторник) в 19:15 МСК. Он расскажет о подходе GTD к решению проблемы информационной перегрузки и поделится результатами последних исследований в области человеческой продуктивности.

Согласно последним исследованиям в области продуктивности («Productivity Scan»), проведенным Life Architect, применение методологии GTD позволяет повысить личную продуктивность и эффективность как минимум на 20%.

GTD® доказала свою эффективность как для личного пользования, так и для организаций, работающих в самых разных сферах. Она успешно применяется как ТОП-менеджментом, так и новыми сотрудниками компаний, входящих в ТОП-50 списка Fortune.

Getting Things Done – это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.

Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или .

Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.

Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:

2. Обработка.

3. Организация.

5. Действия.

Остановимся на этих этапах подробнее.

Сбор

Основная идея состоит в том, что любую поступившую Вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации Вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Основные идеи следующие:

Вы ничего не забудете,

Вы разгрузите голову от большого объема рутинной информации.

Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.

Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Обрабатывая лотки, Вы фактически опустошаете их.

Например, Вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе “Задачи” онлайн-органайзера одним кликом.

Организация

Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера “Входящие”) идет строго по следующему алгоритму:

Берем очередной верхний элемент корзины “Входящие”.

Если элемент требует действия, и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу выполняем.

Если задача требует большого количества времени, то делегируем кому-то или откладываем.

Если же элемент корзины “Входящие” не требует действия, то выбрасываем этот элемент, помещаем в лоток (список) “Когда-нибудь может быть” или оставляем этот элемент где-то в архиве в качестве справочной информации.

Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, Дэвид Аллен предлагает разбивать такие задачи на несколько списков:

Следующие действия

У Вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае, Вы сможете работать максимально эффективно, “перемалывая” большое количество дел.

В онлайн-органайзере TimeMaster подобный список представлен todo листом

Проекты

Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счет на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.

В онлайн-органайзере TimeMaster можно разбивать задачи на подзадачи за считанные секунды.

Отложенное

Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster есть контакты, по которым Вы можете вести списки задач .

Когда-нибудь может быть

Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster Вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов .

Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.

Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.

Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.

Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи. В начале дня Вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать. Если в начале дня жестких дел не запланировано, то Вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов Вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жесткой задачи, Вы прерываетесь, выполняете жесткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.

Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач “с высоты полета”:

1. текущие дела;

2. текущие проекты;

3. круг обязанностей;

4. ближайшие годы (1-2 года);

5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);

Однако, как признает сам Дэвид, в своей книге основной упор идет на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании .

Подробнее про методику GTD можете почитать в одноименной книге Getting Things Done Дэвида Аллена или научиться применять эту и другие методики на практике с применением онлайн-органайзера и других инструментов в нашем видеокурсе .

Почему сложно удержать все в голове

Наша краткосрочная память подобна оперативной памяти компьютера - она нужна для работы с актуальными задачи, и ее объем крайне мал. Одновременно мы способны обрабатывать в среднем , а работать хорошо и вовсе только с 1–3. В то же время объем информации, претендующей на наше внимание, постоянно растет. Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен повторяет: «Ваш разум для создания идей, а не их хранения». И в этом одна из целей его подхода.

О внутренних обязательствах

По мнению автора, главный источник стресса и негативных эмоций - это неразрешенные или нарушенные обязательства перед собой или другими (в оригинале Аллен называет их open loops). Гнетущие мысли переносятся даже тяжелее, чем осознание объема работы, который мы должны выполнить. Подробнее о связи когнитивных функций, планирования и незавершенных задач можно узнать , и .

«Любое обязательство типа «надо бы, мог бы или должен», которое находится только в сознании, создает иррациональное напряжение, от которого невозможно избавиться, 24 часа в сутки, семь дней в неделю».

Аллен также считает, что в отличие от физического труда труд интеллектуальный не имеет четких границ. И дело даже не в том, что после напряженного дня в офисе вы продолжаете думать про работу дома. Для Аллена вообще нет различия между работой и досугом. По его логике работа - это все, к чему мы стремимся привести актуальное состояние вещей. Главное, перед постановкой этих ваших задач четко прояснять результаты и определять шаги для их решения.

Как научиться мыслить более ясно

В первую очередь важно разобраться с внутренними обязательствами. Философия Getting Things Done (далее GTD) подразумевает, что весь процесс управления работой сводится к трем простым принципам.

Сначала необходимо освободить голову - собрать все незавершенные мысли и задачи во внешнюю систему, которой вы доверяете.

Затем нужно прояснить их - решить, что с этой информацией делать.

Сделать это.

Пять шагов для прояснения сложных задач

1. Сбор

Собирайте все открытые вопросы (как личные, так и профессиональные), незавершенные дела (в оригинале емкое и неопределенное слово stuff, в переводе - «незавершенка») и другую информацию, которая просто вас заботит. Отправляйте все это в отдел «Входящие» - надежное внешнее хранилище, которое может быть как физическим (блокноты, папки), так и цифровыми (любое таск-менеджмент-приложение по умолчанию содержит папку «Входящие», например , или - последний целиком разработан на основе GTD). Добавьте к этому свою почту и мессенджеры - ваши «Входящие» по умолчанию.

Храня информацию о незавершенных делах на носителе, вы освобождаете свою голову. Главное, не плодить слишком много списков и регулярно их обновлять и обрабатывать.

Как только вы думаете в отношении какой-то задачи «я должен», «нужно», «следовало бы», эта задача переходит в категорию незавершенных

2. Обработка

Обычно информация поступает к нам на протяжении всего дня, но обрабатывать ее кому-то удобнее утром, делать обзор - вечером и так далее. Аллен в целом рекомендует разделять во времени эти этапы. Сам процесс обработки информации состоит из последовательных ответов на вопросы.

«Что это?» (определение типа информации - задачи, заметки или идеи).

«Требует ли это действий сейчас?» Часть информации вовсе не предназначена для работы, ее просто стоит выбросить. Другую часть нужно поместить в систему, чтобы освободить от нее сознание.

Если действий не требуется и информация не нужна, просто избавляемся от нее.

Если действий не требуется, но информация нужна, то откладываем ее, чтобы вернуться позже. Для этого GTD предлагает создать папку «Когда-нибудь/Возможно», в которую отправляются все планы на будущее - от списков книг, фильмов и мест для путешествий до списка возможных рабочих и семейных проектов.

Другой вариант: мы сохраняем информацию как справочную - для наших дальнейших действий и проектов. Для этого подойдут как хорошо известные варианты, вроде Dropbox и Google Drive, так и новые инструменты вроде Notebook.

Если действие необходимо, ключевой вопрос: «Каково следующее действие?» Вы либо выполняете его сразу, если оно занимает не больше 2 минут (5, а может, и 10 - решать вам), либо делегируете более подходящему человеку и помещаете в список «Лист ожидания».

Если действию необходимо присвоить точную дату, отправляйте его в «Календарь» (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook - самые очевидные). Действия без срока идут в список «Следующие действия», что, по сути, представляет собой список задач в вашем таск-менеджере или блокноте.

Каково следующее действие? Это главный вопрос в отношении любой информации, которую вы собрали. Если вы ответите на него правильно, будет что организовывать. «Следующее действие» - это следующее конкретное, физическое действие, которое нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению определенной задачи

3. Организация

В результате обработки получается несколько категорий хранения, которые и образуют вашу систему.

Списки активных действий: календарь (для действий с точным сроком) и список задач - в таск-менеджере/блокноте.

Список проектов - задач, требующих более одного действия для выполнения (большинство таск-менеджеров имеют несколько уровней задач, подразумевающих и уровень проектов, однако поможет и просто список - индекс проектов), и справочные материалы к ним - в любом удобном и доступном хранилище.

Список «Лист ожидания» - для задач, требующих вашего внимания, а не участия. А также установленные напоминания для задач, которые станут актуальными в определенный момент в будущем - функция напоминания также доступна в большинстве приложений для задач.

Список «Когда-нибудь/Возможно» - для задач, которые могут стать актуальными в будущем: по сути, список всего, что вы бы хотели сделать, но не делаете это сейчас.

4. Обзор

После сбора, обработки и организации у вас на руках появились готовые алгоритмы действий по актуальным для вас областям. Чтобы поддерживать актуальность системы, ее необходимо просматривать время от времени - в первую очередь, «Календарь» и «Список задач», а также «Список проектов», «Лист ожидания» и «Список возможных дел». Просматривайте все планы и списки еженедельно, это придаст ощущение целостности картины и ясности ума: так вы ничего не упустите и сосредоточитесь на главном.

5. Выполнение

В управлении рабочим процессом важно правильно расставить задачи по приоритету. Чтобы разобраться, что и когда стоит делать, Аллен советует придерживаться трех моделей поведения.

Присваивайте задачам определенные критерии: контекст (например, по месту: дом, офис, магазин; или характеру работы: звонки, встречи - и так далее); доступное время; доступная энергия; ваши личные приоритеты.

Понятие «работа» обычно подразумевает одно из трех: вы делаете то, что запланировали, либо вы планируете работу, либо выполняете задачи по мере ее возникновения. Если вы в какой-то момент застряли, попробуйте оценить, что конкретно из перечисленного вы сейчас делаете и что стоит сделать.

Начинать работу стоит снизу вверх, продвигаясь от целей низкого порядка к более высоким. Сначала займитесь текущими делами, затем - зонами ответственности и внимания (семья, работа, здоровье, друзья). Теперь можно браться за планы на 1–3 года вперед, после - за перспективу на 5 и более лет. Последний этап - оценка своей миссии и принципов. Так шаг за шагом вам будет проще прояснить все свои дела.