Целях обеспечения сохранности материальных ценностей. Мероприятия по обеспечению сохранности материальных ценностей

Ценностей

В условиях становления рыночных отношений не теряет ост­роты задача обеспечения сохранности материальных ценностей в организациях любых форм собственности.

Являясь собственниками имущества, хозяйственные общества и товарищества заинтересованы в его сохранности и эффектив­ном использовании. Поэтому одной из важных задач юридичес­кой службы должно быть признано применение правовых средств для обеспечения сохранности имущества. Выполнение этой зада­чи касается практически всех сфер хозяйственной деятельности организаций. Оно предполагает осуществление юридической служ­бой разнообразных мер или участие в этом.

При реализации соответствующих мероприятий юридическая служба в данной работе не подменяет другие звенья организа­ции, а взаимодействует с ними - бухгалтерией, отделами снаб­жения, сбыта, иными структурными подразделениями. Вместе с тем от юристов нередко требуется проявление инициативы для выполнения необходимых мер.

Обеспечение сохранности имущества представляет собой от­дельное направление правовой работы в организации в целом и работы юридической службы в частности. Применение правовых средств для усиления сохранности денежных и материальных цен­ностей определяется в зависимости от того, на какой стадии дви­жения имущества (при транспортировке, хранении, в производ­ственном процессе, отпуске и т. п.) произошли потери, каковы их причины, по вине каких структурных подразделений и лиц они возникли.

Одной из первых и постоянных задач является учет требова­ния сохранности имущества при проверке юристами проектов при­казов, положений, инструкций, договоров и других документов, в которых затрагиваются вопросы сохранности имущества и пре­дупреждения необоснованных потерь. Юридическая служба долж­на добиваться закрепления в таких документах конкретных обя­занностей подразделений и работников по обеспечению сохран­ности материальных ценностей, надлежащему осуществлению при-

faji

Правовая работа

емки, хранения и учета материальных ценностей, предупрежде­ния хищений, прочих потерь, стимулирования за экономию ма­териальных ресурсов.

Юридическая служба должна уделять внимание договору об охране объектов между организацией и охранным предприятием. Деятельность охранных предприятий регламентируется Законом РФ от 11 марта 1992 г. «О частной детективной и охранной дея­тельности в Российской Федерации» 1 . Статья 1 Закона определяет частную охранную деятельность как оказание на возмездной до­говорной основе услуг физическим и юридическим лицам пред­приятиями, имеющими специальное разрешение (лицензию) ор­ганов внутренних дел, в целях защиты законных прав и интересов своих клиентов.

Статья 3 относит к видам частной охранной деятельности:

охрану имущества собственников, в том числе при его транс­портировке;

проектирование, монтаж и эксплуатационное обслуживание средств охранно-пожарной сигнализации;

Оказание услуг в сфере охраны разрешается только организа­циям, специально учреждаемым для их выполнения.

Положения о частной охранной деятельности не распростра­няются на объекты, подлежащие государственной охране, пере­чень которых утверждается Правительством РФ. Охранным орга­низациям разрешается оказывать услуги в виде вооруженной ох­раны имущества собственников, а также использовать техничес­кие и иные средства, не причиняющие вреда жизни и здоровью граждан и окружающей среде, средства оперативной радио- и те­лефонной связи.

На частную охранную деятельность распространяются прави­ла применения специальных средств, установленные Правитель­ством РФ для органов внутренних дел. Частные охранники имеют право применять специальные средства для пресечения преступ­ления против охраняемой ими собственности, когда правонару­шитель оказывает физическое сопротивление.

Эффективность охраны может быть обеспечена только при чет­кой разработке и соблюдении условий заключаемого с нею дого­вора. Основанием договора служит составляемый сторонами акт о технической укрепленности объекта и средствах охраны. В дого-

ВВС РФ, 1991№ 17. Ст.

воре следует предусматривать регулярную (не реже двух раз в год) совместную проверку технического состояния объекта. При обна­ружении недостатков в техническом оснащении должны предус­матриваться меры по усилению защищенности и сроки их осуще­ствления. При составлении договора важно обращать внимание на правильность и полноту определения условий об обязанностях ох­ранной организации, обеспечивающих надлежащую охрану объ­екта.

Для охраны должны создаваться условия в осуществлении кон­троля за вывозом из организации материальных ценностей. Тако­во устройство помоста на уровне борта автомобиля или установ­ление зеркал, позволяющих проверять количество мест и вид вы­возимого груза. Должны быть четко определены виды документов на вывоз (вынос) за пределы территории материальных ценнос­тей и подписывающие их лица. Следует обращать внимание на недопустимость вывоза (выноса) материальных ценностей по ус­тным указаниям или запискам руководящих лиц без оформления надлежащих документов.

Вопросы обеспечения сохранности материальных ценностей, их экономного расходования должны отражаться в коллективных трудовых договорах и договорах с материально ответственными лицами. Опыт хозяйствования советского периода позволяет ут­верждать, что особое место среди мер по обеспечению сохранно­сти имущества также и в рыночной экономике может занимать материальное стимулирование за экономию материальных ресур­сов в производстве. Порядок и условия материального стимулиро­вания за экономию ресурсов целесообразно предусматривать в ло­кальных нормативных актах организации: коллективном догово­ре, прилагаемом к нему положении об оплате труда.

Обязанностью юридических служб является надлежащее офор­мление договоров с материально ответственными лицами. В соот­ветствии с Трудовым кодексом РФ договоры о полной матери­альной ответственности могут быть заключены организацией с ра­ботниками, которые занимают должности или выполняют рабо­ты, непосредственно связанные с хранением, обработкой, про­дажей, перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Юридический отдел (юрисконсульт) должен проверять и ви­зировать все заключаемые организацией договоры о полной мате­риальной ответственности. При этом следует выяснить, относит­ся ли сторона по договору к категории работников, с которыми согласно действующему законодательству может быть заключен такой договор, своевременно ли заключается договор.

4 Правовая работа

г

Правовая работа

Юристам необходимо обращать внимание на подробное изло­жение обязанностей администрации и материально ответствен­ного лица. Отпуск, увольнение, перевод на другую работу матери­ально ответственных лиц должны проводиться при обязательном документальном оформлении, инвентаризации и полной переда­че числящихся за-ними материальных ценностей. При проверке соответствия закону проекта приказа об увольнении и переводе лица, несущего полную материальную ответственность, необхо­димо убедиться в том, что приказ предусматривает передачу в установленном порядке материальных ценностей другому лицу.

Юридическому отделу (юрисконсульту) рекомендуется орга­низовать совместно с заинтересованными подразделениями (от­дел сбыта, транспортный отдел и др.) изучение материально от­ветственными лицами действующих правил хранения и перевоз­ки материальных ценностей, инструкций о порядке приемки про­дукции и товаров по количеству и качеству.

Вопросы предупреждения и сокращения потерь товаров долж­ны находить решение в заключаемых с контрагентами договорах куп ли-продажи, поставки и др. Так, подлежат конкретизации ус­ловия об используемой таре и упаковке, их совершенствовании для предупреждения утраты товара. Важное значение имеет уста­новление в договорах обязанности использования отправителем специализированной тары и упаковки. Таковы специализирован­ные контейнеры, поддоны, грузовые сетки, оборудование в ваго­нах стеллажей и креплений, увязка изделий в блоки, пачки. Их применение не только позволяет механизировать и значительно ускорить погрузочно-разгрузочные работы, но в несколько раз сокращает потери от боя и затрудняет хищения.

В договорах следует предусматривать предельные размеры од­новременно отгружаемых партий товара, устанавливать расписа­ние отгрузок или интервалы времени между каждой отгрузкой. Данное условие особенно важно при поставках массовых или ско­ропортящихся грузов. Необходимо предусматривать обязанность уведомления продавцом покупателя по телефону или телеграфом об отправке ему товара. Это позволяет покупателю подготовиться к получению товара, своевременно произвести его выгрузку из транспортного средства. Условия, направленные на повышение со­хранности грузов при перевозке, могут предусматриваться также в организационных договорах с транспортными организациями.

Юридическому отделу (юрисконсульту) необходимо участво­вать в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности, в том числе инструкций, устанавли-

13. Обеспечение сохранности материальных ценностей

ваюших порядок поступления и приемки в фирме материальных ценностей, учета их движения с материальных складов в произ­водство, учета выпуска и отпуска готовой продукции.

Юридической службе совместно с работниками бухгалтерии и другими подразделениями следует активно содействовать ликви­дации дебиторской задолженности. В этих целях необходимо: уча­ствовать в организации работы по взысканию задолженности с Л иц, причинивших материальный ущерб хищениями, недостача­ми, порчей материальных ценностей; разрабатывать мероприятия, исключающие возможность пропуска сроков исковой давности на взыскание дебиторской задолженности; контролировать обосно­ванность списания на убытки и отнесения на забалансовые счета сумм, числящихся за неплатежеспособными должниками.

Особое место в вопросах обеспечения сохранности имущества принадлежит четкой организации приемки получаемых матери­альных ценностей по количеству и качеству. Значительная нагруз­ка в организации приемки ложится на юридическую службу.

Основные функции юристов в этом деле сводятся к следую­щим:

1) обеспечение четкого определения в договорах на отчужде­ние и приобретение товаров порядка их приемки по количеству и качеству;

2) контроль за соблюдением установленного нормативными актами и договорами порядка приемки товаров по количеству и качеству;

3) разработка форм актов приемки товаров по количеству и качеству, их распечатка и обеспечение бланками соответствую­щих лиц.

4) организация изучения соответствующими работниками нор­мативных актов, регулирующих порядок приемки, оказание не­обходимой помощи при составлении актов приемки;

5) обеспечение возмещения ущерба, причиненного недоста­чей или недоброкачественностью поступившего товара по вине контрагента или перевозчика.

Юридический отдел (юрисконсульт) должен периодически контролировать соблюдение в организации порядка приемки то­варов по количеству и качеству. При этом необходимо выяснять, правильно ли фиксируются количество и качество товаров в мо­мент их получения от транспортных организаций или поставщи­ков (изготовителей) и в процессе оприходования. При выявлении недостатков следует вносить руководству организации предложе­ния по совершенствованию порядка приемки материальных цен­ностей.

Правовая работа

13. Обеспечение сохранности материальных ценностей

Одной из обязанностей юристов, предусмотренных п. 9 Обще­го положения о юридической службе в части обеспечения сохран­ности материальных ценностей, является участие в работе по лик видации дебиторской задолженности, обеспечение соблюдения за­конодательства при списании денежных средств и материальных ценностей. Данная работа должна носить постоянный характер и проводиться в тесном контакте с бухгалтерией.

При рассмотрении вопросов списания имущества юридичес­кая служба обязана контролировать соблюдение порядка списа­ния и недопущение списания имущества, долгов, недостач и других потерь без принятия всех мер к возмещению причиненного орга­низации ущерба и привлечения виновных лиц к ответственности.

Необходимо совместно с заинтересованными подразделения-ми (бухгалтерия, отделы снабжения и сбыта, производственный и др.) анализировать причины, повлекшие за собой порчу мате­риальных ценностей, а также причины и условия, способствую­щие хищениям, возникновению потерь. При этом, в частности, следует использовать материалы инвентаризаций, ревизий и ауди­торских проверок. По результатам анализа надлежит подготавли­вать соответствующие предложения.

Формы участия юридической службы в работе по списанию с бухгалтерского баланса имущества могут быть различными. Тако­вы непосредственное участие юриста в работе балансовой комис­сии, визирование подготовленных бухгалтерией документов и др. Юристы должны проверять документы на списание, причины пор­чи или недостачи, реальное наличие изношенного или повреж­денного имущества, наличие документов, обосновывающих спи­сание, уточнять, принимались ли меры к установлению винов­ных лиц и привлечению их к ответственности, проверять возмож­ность частичного использования имущества, его реализации. В слу­чае истечения срока исковой давности на взыскание просроченной дебиторской задолженности должны определяться лица, не при­нявшие своевременных мер ко взысканию, для решения вопроса об их персональной ответственности.

Решение о привлечении к материальной ответственности ра­бочих и служащих принимается руководителем организации на основании материалов, которыми подтверждается факт причине­ния ущерба, а также с учетом предложений главного бухгалтера и руководителя юридической службы. На юристе фирмы не толь­ко лежит обязанность передачи материалов в суд, но и участие в деле в качестве представителя организации.

Крупный ущерб зачастую причиняется организациям действи­ями их руководителей и должностных лиц. Прежде всего, имеют-

с я в виду незаконное использование и присвоение средств, упла­та организацией санкций за нарушение договорных обязательств и правил ведения хозяйственной деятельности. Уголовный и Тру­довой кодексы РФ предусматривают возмещение подобного ущерба за счет виновных должностных лиц, в том числе руководителей организации. Имущественные требования к руководителям испол­нительных органов или единоличным органам, виновным в воз­никновении убытков, предъявляются от имени организации уч­редителями (членами) общества.

14. Правовые средства улучшения качества товаров

Улучшение качества выпускаемых товаров - одна из важней­ших задач для большинства российских организаций. Основная мас­са производимых отечественных товаров пока остается низкока­чественной, они неконкурентоспособны на внешнем рынке. Даже на внутреннем рынке их теснят импортные изделия. Только улуч­шение качества товаров гарантирует предприятию их надежный сбыт и, что самое главное, - повышение получаемой прибыли.

Улучшение качества - комплексная задача, решать которую можно только совместными усилиями основных служб и всех ра­ботников организации. Работа по качеству регламентируется раз­личными документами правового характера и требует примене­ния соответствующих правовых средств. Поэтому юрист организа­ции обязан четко представлять себе систему мер правового воз­действия на качество, владеть навыками применения правовых средств в этих целях.

В каждой хозяйственной организации должна быть разработа­на комплексная система управления качеством продукции. При ее создании следует использовать ГОСТы по управлению качеством продукции, утвержденные Госстандартом РФ (№ ИСО 9.000, 9.001 и др.). Зарубежная практика и опыт передовых российских орга­низаций-производителей свидетельствуют об эффективности та­ких систем. Они предусматривают мобилизацию производствен­но-хозяйственных резервов, активное воздействие на организацию производства, переоснащение производства на основе новейших достижений научно-технического прогресса, усиление требователь­ности к смежникам за качество сырья, материалов, комплектую­щих узлов, последовательное повышение технического уровня и качества товаров.

В условиях товарного рынка и развития конкуренции работа по управлению качеством призвана носить постоянный характер и осуществляться в каждой производственной организации. Дан­ная работа должна быть направлена на непрерывное, последова­тельное улучшение потребительских свойств товаров, более пол­ное удовлетворение запросов потребителей, повышение удобства пользования и хранения, совершенствования тары и упаковки и

т, д. Постоянный характер такой работы требует создания в каж­дой организации специальной службы по управлению качеством продукции. Ее деятельность должна осуществляться в тесном вза­имодействии с юридической службой организации.

Деятельность по управлению качеством ведется в различных формах и разными методами. К основным ее направлениям отно­сятся:

определение требований к качеству;

оценка уровня качества;

планирование повышения качества;

экономическое стимулирование;

осуществление производственных, технологических мер;

работа с персоналом;

воздействие на смежников по улучшению качества материа­лов и комплектующих изделий;

надзор и контроль за качеством и принятие мер по результа­там.

Для юридических служб выбор главных направлений в работе по обеспечению качества зависит от таких факторов, как общее положение дел с качеством в организации, состояние производ­ственной (технологической) дисциплины, состояние и техничес­кие возможности производственного оборудования, качество по­ступающего сырья, подготовленность и квалификация рабочей силы и др.

Юридическая служба призвана активно участвовать в разра­ботке, внедрении и совершенствовании комплексной системы уп­равления качеством. Данную деятельность юристы осуществляют во взаимодействии с другими структурными подразделениями, которые в соответствии с возложенными на них обязанностями непосредственно несут ответственность за изготовление и выпуск доброкачественных товаров.

В этих целях юристы участвуют в разработке локальных право­вых актов по вопросам качества, содействуют руководителям и специалистам в использовании правовых средств для обеспече­ния качества.

Первоочередное внимание должно уделяться правовому зак­реплению требований к качеству изготавливаемых товаров, их та­ры и упаковки. В соответствии с Федеральным законом от 27 де­кабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании»" в целях максимального учета интересов потребителей и иных лиц для ус-

СЗ РФ. 2002. № 52 (часть I). Ст. 5140.

Правовая работа

14. Правовые средства улучшения качества товаров

тановления показателей качества товаров могут применяться на­циональные стандарты и стандарты оранизаций. Национальные стандарты могут разрабатываться любыми лицами и утверждаться Госстандартом РФ. Национальные стандарты применяются на доб­ровольной основе, применение национального стандарта подтвер­ждается знаком соответствия, выдаваемого органом по сертифи­кации на объекты, прошедшие сертификацию. Стандарты орга­низаций разрабатываются и утверждаются ими самостоятельно.

Организацией или несколькими организациями может быть создана система добровольной сертификации. При создании та­кой системы устанавливается перечень объектов, подлежащих сер­тификации, и их характеристик, на соответствие которым осуще­ствляется добровольная сертификация. Системой добровольной сер­тификации может предусматриваться применение знака соответ­ствия.

Хотя Гражданский кодекс РФ разрешает оставлять в догово­рах несогласованным условие о качестве продаваемых товаров, практика свидетельствует о том, что покупатели относятся с боль­шим доверием и охотнее закупают товары, качественные харак­теристики которых четко и полно определены стандартом, а со­блюдение требований стандарта подтверждено знаком соответствия. С учетом этого на каждый вид изготавливаемого или осваиваемо­го в производстве изделия следует, по возможности, разрабаты­вать и утверждать стандарт, а на основе сертификации получать знак соответствия. Экземпляры стандарта целесообразно высылать покупателям вместе с предложениями о заключении договора или текстом подписанного договора.

В зарубежной практике более 30 лет успешно используются «ступенчатые» стандарты, предусматривающие несколько повы­шающихся уровней или «порогов» качества на перспективу. Каж­дый порог обычно устанавливает новые требования к качеству од­ного из узлов (блоков) изделия, обеспечивая взаимозаменяемость с прежним вариантом узла и совместимость с остальными узлами. Переход на новые уровни качества осуществляется изготовите­лем по годам согласно договорам. Данный метод использования стандартизации для последовательного улучшения качества изде­лий характеризуется большей экономичностью и удобством при­менения.

В работе по улучшению качества важным фактором является обеспечение поступления от смежников высококачественного сы­рья, материалов, комплектующих частей и оборудования. Эта за­дача не менее сложна и значима, чем использование внутренних

возможностей улучшения качества. Основная нагрузка в оказании воздействия на смежников ложится на юридическую службу. Юри­сты обязаны контролировать закрепление в договорах со смежни­ками требующихся показателей качества закупаемых ресурсов.

При разовом характере закупок материалов, приборов, обо­рудования необходимо тщательно выбирать поставщика, имею­щего высокую репутацию в отношении качества. В договорах, зак­лючаемых на приобретение готовых изделий, сырья и материа­лов, юридическая служба должна добиваться конкретного опре­деления показателей качества. Целесообразно выделять в договоре условие о качестве в виде отдельного раздела договора.

При отсутствии стандарта на реализуемый продавцом товар его качество может определяться согласованным образцом. В этом случае в договоре указываются важнейшие характеристики образ­ца, определяется место его хранения. Сам образец упаковывается, снабжается этикеткой с подписями сторон, опломбируется и пе­редается для хранения соответствующему лицу.

Показатели качества закупаемых товаров могут определяться по каталогам продавцов, на которые делается конкретная ссылка в договоре. Возможно указание основных характеристик товара не­посредственно в тексте договора, хотя это не всегда обеспечивает достаточно полную регламентацию качества. В любом случае юри­дическая служба не должна оставлять неурегулированными в до­говорах условия о качестве.

В договоре важно определять меры ответственности и опера­тивного воздействия на случаи поставки недоброкачественных то­варов. Эффективной мерой является отказ покупателя от получе­ния недоброкачественного товара, доставленного железнодорож­ным и автомобильным транспортом, когда это не противоречит транспортному законодательству. Факт недоброкачественности дол­жен быть зафиксирован актом приемки или записью в товарно-транспортной накладной. В этом случае непринятый груз возвра­щается перевозчиком поставщику.

В договоре следует предусматривать обязанность срочной за­мены продавцом забракованной продукции или устранения недо­статков по требованию покупателя под угрозой взыскания штра­фа или убытков в твердом размере. Возможно установление в до­говоре иных мер воздействия. При этом следует обучать работни­ков отдела снабжения и других соответствующих служб грамотно применять правовые средства в отношении поставщика недобро­качественных товаров.

По-иному должна вестись работа со смежниками, связи с ко­торыми носят устойчивый характер. Здесь важно при выявлении

5 Правовая рабкта

Правовая работа

14. Правовые средства улучшения качества товаров

отгрузок недоброкачественных ресурсов добиваться от смежника исключения впредь таких нарушений либо подыскивать другого более добросовестного поставщика.

Следует использовать долгосрочные связи для последователь­ного по периодам повышения уровня требований к качеству сы­рья, материалов и комплектующих изделий. Дополнительные тре­бования к качеству должны определяться на основании просьб производственных служб и пожеланий покупателей. В договорах необходимо четко определять такие дополнительные характерис­тики и сроки начала поставки изделий согласно новым требова­ниям. Без подобных мер обычно невозможно добиться улучшения качества конечной продукции.

На юристов ложится также обязанность организации приме­нения мер оперативного воздействия и имущественной ответствен­ности в случаях поступления недоброкачественных материалов и изделий.

Контроль за качеством изготавливаемой продукции, а также за качеством поступающего сырья и материалов в организации обычно осуществляется службой или отделом технического конт­роля (ОТК). Однако служба ОТК не должна действовать изолиро­ванно. В организации должна быть создана и внедрена система кон­троля и правовых мер воздействия, которая срабатывала бы в каж­дом случае выпуска недоброкачественных изделий. Главная цель такой системы - не допустить продажи недоброкачественных то­варов, использования некачественного сырья в производстве, пре­дупредить причиняемые этим потери или добиться их возмеще­ния виновными лицами.

Следует иметь в виду, что все виды контроля за качеством продукции не обеспечат надлежащего результата без реальной за­интересованности в этом деле работников организации. Поэтому требуется разработка специальных поощрительных мер за каче­ство.

Юридическому отделу (юрисконсульту) рекомендуется учиты­вать указанные вопросы при разработке документов правового ха­рактера, регулирующих трудовые отношения в организации (пра­вила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, должностные инструкции и т. п.). Целесообразно, чтобы к подго­товке этих документов были привлечены специалисты заинтере­сованных функциональных подразделений. Следует участвовать в проведении с сотрудниками занятий по изучению установленной системы поощрений за улучшение качества изготавливаемых то­варов. Необходимо также анализировать действенность применяе-

мер стимулирования качества и обеспечивать их совершен­ствование.

Юридическому отделу (юрисконсульту) необходимо добиваться правильного применения трудового законодательства при привле­чении работников организации к дисциплинарной ответственно­сти за выпуск брака и иные нарушения требований к качеству. Нельзя, в частности, применять к нарушителям трудовой дис­циплины меры воздействия, не предусмотренные законодатель­ством. При проверке проекта приказа о наложении дисциплинар­ных взысканий необходимо знакомиться со всеми материалами, касающимися дисциплинарного проступка, и прежде всего с объяснениями лиц, в отношении которых издается приказ.

Немаловажное значение значение в борьбе с выпуском бра­кованного товара имеет взыскание сумм ущерба за брак с винов­ных лиц. Статья 248 ТК РФ сохранила порядок, по которому сум­ма причиненного работником ущерба, не превышающая средне­месячного заработка, удерживается по письменному распоряже­нию руководителя. Распоряжение может быть издано в пределах месяца со дня установления размера ущерба.

1. Применение правовых средств для улучшения качества товаров.

2. Основные направления деятельности юридической службы по повышению качества товаров.

3. Способы определения в договорах требований к качеству из­делий.

4. Материальное стимулирование и материальная ответственность

за качество.

15. Защита прав и законных интересов субъектов

Аудиторская проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей на примере ОАО «УМЗ»

Проверка операций по движению ТМЦ

Проведение аудиторской проверки начинают с обследования складских помещений и мест хранения материальных ценностей.

На заводе материалы распределены по кладовым, каждой из которых присвоен свой порядковый номер, который затем указывается во всех расходных и приходных документах. По данному порядку в каждой кладовой сосредоточены материалы определенных групп. На ОАО «УМЗ» существуют склады спецодежды, металла, стройматериалов и другие. В самих складах ТМЦ размещены по секциям, а внутри секций по группам, типам в штабелях, мешках, контейнерах, ящиках, поддонах и т.д., что обеспечивает быструю их приемку и отпуск, а также дает возможность контролировать фактическое наличие материальных ценностей и наличие по документам. Также склады предприятия обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и тарой.

Следует отметить, что соблюдаются правила охраны складов, в частности по окончании рабочего дня на наружные запоры складов накладываются пломбы. Ключи сдаются в опечатываемом пенале под охрану. Перед открытием помещения проверяется состояние замков и пломб.

При осуществлении контроля за вывозом материально-производственных запасов со склада на ОАО «УМЗ» выдаются пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей, которые сдаются работнику охраны и регистрируются в книге регистрации пропусков, что позволяет проверить полноту их возврата.

На заводе установлен список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. Учет материалов на складе осуществляет старший кладовщик, который является материально-ответственным лицом. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной материальной ответственности. На них возложены обязанности по оприходованию поступивших товарно-материальных запасов, осуществлению общего руководства кладовой. Так же следует проверить: имеется ли приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы подписей этих лиц должны находится на складе (приложение F).

Управление производственными запасами требует рациональной организации их аналитического учета на основе предварительно разработанной номенклатуры. Номенклатура составляется на основе технических характеристик материалов, топлива и других материальных ресурсов. Она позволяет легко и быстро находить нужные наименования материалов, способствует ведению учета с наименьшими затратами труда, повышению его оперативности и достоверности. Номенклатурный номер материала проставляется на всех документах на поступление и расходование материалов, а также в регистрах бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов .

В ярлыке указывают наименование материальных ценностей, их номенклатурный номер, единицу измерения, норму запаса и цену. На ОАО «УМЗ» в оформлении материальных ярлыков были обнаружены нарушения. Во-первых, на многих ярлыках не указывается номенклатурный номер. Во-вторых, также не указывается норма запаса или же вместо нормы запаса ставят количества остатка. Учет движения товарно-материальных ценностей на складах осуществляют в карточках складского учета, которые открывают на каждый номенклатурный номер. Записи в карточках складского учета кладовщики делают на основании первичных документов (приемных актов и счет фактур) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому кладовые располагают оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. В них на основании первичных документов отражаются те же данные, что и в карточках складского учета. Ведомости составляют по складам и используют для контроля за движением и состоянием производственных запасов на складах и для оперативного управления.

Первичные документы после записи их в карточках складского учета передают в бухгалтерию на проверку.

В ходе проверки сохранности производственных запасов большое значение имеет состояние кадров материально ответственных лиц. Состав материально-ответственных лиц и их соответствие необходимым профессиональным требованиям смотрят по личным делам, находящимся в отделе кадров. Здесь также проверяют профессиональную подготовленность, как работников снабжения, знание правил и сроков приемки и отпуска материальных ценностей, оформление первичной документации по движению производственных запасов и ведения карточек складского учета. Контроль за деятельностью материально-ответственных лиц и за исполнением ими своих обязанностей осуществляет главный бухгалтер, в первую очередь, и работники бухгалтерии .

По результатам проверки состояния складского хозяйства и сохранности товарно-производственных запасов устанавливается необходимость проведения внезапной выборочной или сплошной инвентаризации в целом по складу или у отдельных материально-ответственных лиц. Также это достигается путем изучения слабых и сильных сторон внутреннего контроля и системы бухгалтерского учета.(таблица 3)

Таблица 3 - Анкета тестов проверки состояния внутреннего контроля и системы учета материально-производственных запасов

		значений
I.Внутренний контроль
1. Имеется ли служба внутреннего аудита, ревизионная комиссия?	Имеется ревизионная комиссия и служба внутреннего аудита		Служба внутреннего аудита на общих началах
2. Имеются ли должностные инструкции или положение о работе службы внутр. контроля			В составе ревизионной комиссии имеются специалисты
3. Проводится ли инвентаризация производственных запасов?	Только в конце года. Ревизионная комиссия практически ее не проводит.		Отсутствует фактический контроль со стороны ревизионной комиссии и необходимо провести инвентаризацию
4. Проводится ли проверка полноты и своевременности оприходования материалов?	Только по первичным документам		Риск контроля высокий
5. Проверяется ли использование ТМЦ первичных по различным направлениям?	Проверяются только первичные и сквозные документы		Нет фактического контроля. Провести проверку.
6. Проверяется ли законность и целесообразность расходования производственных запасов?	Только при реализации		Проверить другие каналы расходования
7. Проверяется ли правильность оценки производственных запасов внутренними контролерами?			Проверить оценку материально-производственных ресурсов.
II. Система учета
8. Произведена ли классификация производственных запасов для их учета?			Проверить организацию аналитического учета
9. Организован ли АУ на должностном уровне, ведутся ли карточки складского учета?			Проверить выборочно записи на счетах 10,12,13
10. Выделяются ли НДС отдельной строкой в расчетных и платежных документах?			Выборочно проверить эти документы
11. Составляют ли акты списания МБП, приходящих в непригодность?			Проверить полноту заполнения актов при списании МБП, приходящих в негодность.
12. Сверяются ли данные АУ и СУ систематически?			Отсутствует вероятность искажения периодической отчетности организации

Значения символов:

У1 – низкий уровень;

У2 – ниже среднего уровня;

У3 – средний уровень;

У4 – высокий уровень.

Из данных этого тестирования следует, что организация и осуществление внутреннего контроля по вопросам исследования находятся на среднем (У3) и ниже среднего (У2) уровнях. Организация и ведение бухгалтерского учета также отвечают современным требованиям, так как по всем исследуемым вопросам их значения поднялись до среднего (У3) уровня. После изучения программы оценки внутреннего аудита разрабатывается план (таблица4) и программа проверки материально-производственных запасов на ОАО «УМЗ» (таблица5).

Таблица 4 - Общий план аудиторской проверки учета производственных запасов.

Планируемые виды работ (комплексы задач)	Период проведения	Исполнители
Аудит аналитического учета движения материальных ценностей на складах предприятия	Один раз в квартал	Сидоров А.И.
Аудит учета использования материальных ценностей, списание недостач, потерь и	Один раз в квартал	Розанова Г.А., Соколова В.В.
Аудит учета малоценных и быстроизнашива- ющихся предметов	Один раз в квартал	Сидоров А.И.
Аудит сводного учета материальных ценностей	Один раз в квартал	Соколова В.В.
Проведение анализа использования материаль- ных ценностей	Декабрь 2005г.	Сидоров А.И., Розанова Г.А.

Недостаток внутрихозяйственного учета – не периодичность контроля за движением производственных запасов, а поэтому следующим этапом проверки должна стать инвентаризация материально-производственных запасов.

На ОАО «УМЗ» инвентаризация производственных запасов проводится в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации на данном предприятии создается постоянно действующая инвен-таризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии помимо материально-ответственного лица, обычно, включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие при проведении инвентаризации материально-ответственного лица обязательно.

Некоторые аудиторы делают ошибку, когда принимают решение по какой-либо причине проводить инвентаризации при отсутствии материально-ответственного лица. Если в результате проверки будет установлена недостача материалов, материально-ответственное лицо, в этом случае может в последствии оспорить результаты инвентаризации и не признать факт недостачи. Когда материально-ответственное лицо отсутствует по уважительной причине, аудитор должен опечатать склад и приступить к инвентаризации только после выхода материально-ответственное лица на работу.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу. На проверяемом предприятии инвентаризация проводилась с 1 по 14 сентября 2005г., о результатах которой составлен акт после заседания инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации недостач и излишков комиссией по инвентаризации не обнаружено. Была проверена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период: приказ генерального директора от 4.08.2005г., инвентаризационные описи, акты инвентаризации, протоколы инвентаризационных комиссий. Инвентаризационные описи были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты.

Таким образом, в ходе проверки документации по инвентаризации материально-производственных запасов нарушений не было

Правильная и четкая организация поступления и отпуска запасов и достоверное отражение этих операций в учете содействуют выполнению снабжающими органами своих основных функций – обеспечению сохранности ТМЦ и бесперебойному снабжению предприятия.

При осуществлении контроля за правильностью и своевременностью документального оформления хозяйственных операций, связанных с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, выясним, какая первичная документация применяется на предприятии. На предприятии все хозяйственные операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей, оформляются формами, утвержденными Госкомитетом России. Для наглядности можно составить формы первичных документов в виде таблицы 6.

Таблица 6 – Табель (перечень) специализированных форм первичных учетных документов

В ходе проведения первичной документации на соответствие формам, утвержденным Госкомитетом России на предприятии за октябрь и ноябрь 2005г. обнаружено нарушение: акты на списание с баланса малоценных и быстроизнашивающих предметов используются формы старого образца.

Поступление материалов на проверяемом предприятии начинается с заключения договора. Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям счета, к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На складе счета поставщиков записывают в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования материально-производственных запасов. После заполнения счета передают кладовщику для приемки материалов. При поступлении материально-производственных запасов от по-ставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на ОАО «УМЗ» выписывается приемный акт на все количество поступаемого груза. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного акта, сверяя его с копией счета.

Несмотря на то, что ведение учета обеспечено программным комплексом и ведется на ЭВМ, в настоящее время параллельно используются ручные карточки складского учета, что позволяет проверить достоверность компьютерных данных, пока осуществляется наладка программы под специфику предприятия. Основным методом проверки операций по поступлению материально-производственных запасов является сопоставление сопроводительной документации поставщика с приходными документами склада и записями в карточках складского учета.

В ходе проведения проверки (арифметической проверки, сверки приемного акта со счетом фактурой, накладной и с договором на поставку) операции по поступлению огнетушителей ОП-5 от 3 августа 2005г. нарушений выявлено не было.

Если при приемке материально-производственных запасов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов, то кладовщик составляет акт о приемке материалов. При проверке своевременности и правильности составления этого акта по приемке материалов нарушений не выявлено.

Тщательной проверке подлежат операции отгружающие поступления товарно-материальных ценностей, приобретенных подотчетными лицами. На ОАО «УМЗ» приказом утвержден список лиц, которым разрешено приобретать товарно-материальные ценности за наличный расчет. После осуществления покупки подотчетным лицом составляется авансовый отчет, прикладываются документы, подтверждающие покупку. В ходе проведения проверки (законности, необходимости приобретения, полноты оприходования, правильности оформления оправдательных

документов) операции по поступлению запчастей к ксероксу, приобретенных подотчетным лицом, выявлено, что в авансовом отчете не проставлен его номер, а срок предоставления отчета не соответствует положенному сроку (в течении 3 дней).А в другом авансовом отчете не проставлены его номер и указана сумма (остаток) предыдущего аванса.

При проверке операций по поступлению материально-производственных запасов необходимо проверить действующий на предприятии порядок выдачи доверенностей на их получение. На ОАО «УМЗ» этим занимается материальный отдел, который оформляет доверенность и выдает под расписку получателю. Выдача этих доверенностей регистрируется в журнале учета выданных доверенностей и допускается только лицам, работающим на ОАО «УМЗ». Использованные доверенности оправдываются приходными документами, а неиспользованные возвращаются обратно в материальный одел. Также на проверяемом предприятии соблюдается срок выдачи доверенностей (15 дней).

Правильная организация отпуска материально-производственных запасов со складов служит немаловажным фактором эффективности производственно-финансовой деятельности предприятия .

При аудите операций по отпуску и реализации материально-производственных запасов необходимо проверить действующую на предприятии систему отпуска и реализации запасов и порядок документального их оформления. Материально-производственные запасы со склада отпускаются по требованиям, на основании которых склад выписывает счета покупателю за отпущенные материально-производственные запасы. Требования являются первичными расходными документами, на основе их ведутся записи в карточках складского учета. Из этого видно, насколько важно проконтролировать правильность и законность составления документа. Также для получения ТМЦ необходима доверенность от предприятия покупателя. ОАО «УМЗ» контролирует сроки выдачи доверенностей, подписи на них и печать организации. Распечатанные счет фактуры подписывают кладовщик, главный бухгалтер и руководитель. Затем к счет - фактуре оформляют платежные требования-поручения и банковские счет фактуры, которые необходимы для книги продаж (приложение G).

ОАО «УМЗ» составляет бухгалтерскую отчетность в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34) и с Инструкцией о порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности (с изменениями на 20.10.98), а предоставляет ее государственным органам для целей налогообложения. ГНИ и другие государственные органы, на которые законодательством РФ наложена проверка деятельности предприятия, осуществляют ее в пределах своей компетенции. Результаты проверок сообщаются предприятию.

В ходе проведения визуальной (арифметической, формальной) проверки бухгалтерской отчетности предприятия за 2005г., подписанной руководителем и главным бухгалтером ОАО «УМЗ» нарушений обнаружено не было.

Аудиторами была проверена правильность отражения товарно-материальных ценностей в отчетности предприятия, т.е. в бухгалтерском балансе (форма №1).

Остатки товарно-материальных ценностей показываются в активе баланса в разделе I «Внеоборотные активы», подразделе «Запасы» по строке 211. ТМЦ учитываются по их фактической себестоимости. В соответствии с ПБУ 5/01 фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

В результате проверки правильности отражения товарно-материальных ценностей в бухгалтерском балансе нарушений обнаружено не было.

В ходе аудита все действия аудиторов направлены на достижение главной цели аудиторской проверки – формирование объективного мнения о достоверности бухгалтерской отчетности ОАО «УМЗ». Это мнение и составляет содержание аудиторского заключения (приложение I). Заключение

В процессе выполнения дипломной работы я рассмотрела организацию учета, движения товарно-материальных ценностей на предприятии, а также обеспечение сохранности материальных ценностей на основе изучения материалов и анализа хозяйственной практики. Таким образом, при рассмотрении материальных ценностей как объекта учета и контроля можно сделать следующие выводы:

• 1. Огромную роль в решении этой задачи играет четко организованный учет. Он должен оперативно обеспечивать руководителей и других заинтересованных лиц необходимой информацией для эффективного управления производственными запасами в целях оптимальных условий для изготовления высококачественной продукции и изыскания резервов снижения ее себестоимости в части рационального использования материалов.
• 2. Необходимое условие деятельности предприятий - хорошо отлаженные хозяйственные связи, т.к. они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства, своевременность отгрузки и реализации.
• 3. Четкая классификация материально-производственных запасов по определенным признакам и выбор единицы учета необходимы для своевременной и правильной организации синтетического и аналитического учета.
• 4. Важной предпосылкой организации учета материалов является их оценка. Она имеет значение и для более эффективной организации обработки данных учета. На рассматриваемом предприятии учет ведется по фактической себестоимости.
• 5. Учет материальных ценностей на предприятии отвечает как условиям производственного потребления материалов, так и требованиям организации складского хозяйства, и обеспечивает выполнение одной из основных задач учета - контроль за сохранностью материальных ценностей во время их приемки и хранения.

В ходе рассмотренных вопросов контроля за сохранностью и движением товарно-материальных ценностей на ОАО «УМЗ» можно выделить ряд положительных моментов. Во-первых, ежемесячно старший кладовщик составляет справки о залежалых и исходовых товарах, что позволяет ОМТО более эффективно координировать обеспеченность завода, а также позволяют осуществлять контроль за состоянием производственных запасов. Бухгалтер материально-производственного отдела 2 раза в месяц предоставляет оперативный отчет главному бухгалтеру о состоянии

запасов, что дает возможность получить полную картину об остатках на складах предприятия и выписывать накладные на отпуск на сторону в соответствии с фактическим наличием материалов.

Следует отметить, что на данном предприятии ведется учет входящей и исходящей документации, а также составляются акты сверки по реализованным товарно-материальным ценностям.

Негативными моментами в работе предприятия стали неправильное оформление первичных документов, несоответствие цен в договоре и документах поставщика, а также на предприятии не проводится инвентаризация расчетов со всеми поставщиками и покупателями. В результате необходимо осуществить постоянный контроль за выполнением договорных обязательств, усилить контроль за товарно-материальными ценностями, поступающими через подотчетных лиц, а также необходимо поднять роль контроля в оформлении первичных документов по учету товарно-материальных ценностей.

Усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое положение.

Основным направлением повышения эффективности использования производственных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий.

Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.

Большое значение для сохранности материалов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важным условием повышения эффективности использования материальных ресурсов является усиление личной и коллективной ответственности, а также материальной заинтересованности рабочих, руководителей в рациональном использовании указанных ресурсов.

Предприятия обязательно должны стремиться к соблюдению норм производственных запасов материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток к срыву производственного процесса.

Чтобы улучшить учет материальных ресурсов, нужно постоянно совершенствовать применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко использовать накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), а также повысить уровень автоматизации учетно-вычислительных работ. Особенно важно в настоящее время располагать компьютерами, позволяющими создавать автоматизированные рабочие места бухгалтеров.

Эти результаты были получены в результате изучения и анализа действующих законодательных актов, нормативных документов, а также сравнения и анализа на данной базе хозяйственной практики на примере ОАО «УМЗ».

Общеизвестная аббревиатура ТМЦ – это товарно-материальные ценности, целый блок средств, именуемых оборотными активами, без которых не обходится ни один процесс производства продукции. Как правило, запасы являются основой переработки материалов в продукт, производимый в компании. Поговорим о ТМЦ: составе, учете, движении и месте в строгой иерархии бухгалтерского баланса.

Знакомимся с ТМЦ

Расшифровка этого понятия объединяет общую информацию о производственных запасах и включает несколько видов средств, классифицирующихся следующим образом:

Сырье и материалы;

Запасные части;

Полуфабрикаты собственного производства на складах;

Покупная и готовая продукция;

Строительные материалы;

Топливо и смазки;

Возвратные отходы и полезные остатки;

Хозяйственный инвентарь;

Тара.

ТМЦ – это оборотные средства, предметы труда, используемые для хозяйственных нужд, потребляемые в процессе производства и увеличивающие стоимость выпускаемого продукта. Запасы являются наиболее ликвидными (после финансовых средств) активами компании. Срок эффективного использования материалов не превышает 1 года.

Учет ТМЦ

Как все активы, запасы должны быть учтены, а для этого предусмотрено несколько балансовых счетов и разработан целый ряд унифицированных первичных документов и регистров синтетического учета. В балансе ТМЦ аккумулируются во втором разделе «Оборотные активы». В нем отражаются остатки запасов в денежном эквиваленте на начало и окончание отчетного периода.
Информация о наличии запасов в балансе – окончательный итог проведенной учетной работы, сведения о динамике движения материалов отражаются в первичных документах и обобщенных регистрах - журналах-ордерах и ведомостях учета материалов.

Поступление

Получение ТМЦ обычно осуществляется, как:

Приобретение за плату от компаний-поставщиков;

Взаимообразный обмен при бартерных операциях;

Безвозмездная поставка от учредителей или вышестоящих организаций;

Оприходование продукции, произведенной собственными силами;

Поступление полезных остатков при демонтаже устаревшего оборудования, станков или другого имущества.

Любое поступление запасов оформляется документально. На ценности, приобретаемые у поставщиков по накладным и счетам-фактурам, в кладовой составляют приходный ордер ф. № М-4. Он становится основанием для занесения информации о количестве и стоимости запасов в карточку складского учета ф. № М-17.

При поставках без сопроводительной накладной или выявлении различий в стоимости либо количестве фактически поступивших материалов с информацией в документах, оформляют акт о приемке ф. № М-7. Составляется он специальной полномочной комиссией, которая приходует материалы по фактическому наличию и учетным ценам. Суммарный излишек впоследствии отражают, как увеличение долга предприятию-поставщику, а выявленная недостача ТМЦ – это причина для составления ему претензии.

Получение материалов экспедитором или другим представителем компании-получателя на складе поставщика оформляется выдачей доверенности ф. № М-2 или М-2а – документа, разрешающего получить ТМЦ от имени предприятия. На приход в кладовую материалов собственного производства составляют требование-накладную ф. № М-11.

Полезные остатки, поступающие от демонтажа производственного оборудования, зданий или других активов приходуются на склад по акту ф. № М-35, в котором указываюется объект демонтажа, количество, цена и стоимость приходуемых возвратных отходов.

Особенности ценообразования в учете материалов

Оформленные документы на приход ТМЦ передаются бухгалтеру, ведущему соответствующий учет. Учетной политикой предприятия принимается один из двух существующих вариантов стоимостного учета запасов. Их могут учитывать по фактическим или учетным ценам.

Фактические цены ТМЦ – это суммы, уплаченные поставщикам в соответствии с заключенными соглашениями, уменьшенными на стоимость возмещаемых налогов, но включающие в себя оплату затрат, связанных с покупкой. Подобный метод учета используется в основном компаниями с небольшой номенклатурой запасов.

Учетные цены устанавливаются предприятием самостоятельно в целях упрощения учета расходов. Этот способ – преимущественный, если наименований ценностей в предприятии множество. Различия между ценами рассмотрим на приведенных примерах.

Пример № 1 – учет при применении фактической стоимости

ООО "Арго" закупает канцелярскую продукцию для работы офиса на общую сумму 59000 рублей с НДС. Бухгалтер делает записи:

Д 60 К 51 – 59 000 – оплачен счет.
Д 10 К 60 – 50 000 – оприходование ТМЦ.
Д 19 К 60 – 9 000 – НДС по приобретенным запасам.
Д 26 К 10 – 50 000 – списание ТМЦ (продукция выдана работникам).

Учетные цены

Этот метод предполагает использование балансового счета № 15 «Заготовление/приобретение ТМЦ», по дебету которого должны отражаться затраты фактические по закупу запасов, а по кредиту - их учетная цена.

Разница между этими суммами списывается со сч. 15 на сч. № 16 «Отклонения в стоимости ТМЦ». Суммарные разницы списывают (или сторнируют при отрицательных значениях) на счета основного производства. При продаже запасов разницы со счета отклонений отражают по дебету сч. 91/2 «Прочие расходы».

Пример № 2

ПАО «Антей» приобрело бумагу для работы – 50 упаковок. В счете поставщика стоимость покупки составляет 6 195 руб. с НДС, т. е. цена 1 упаковки составляет 105 руб., с НДС – 123,9 руб.

Бухгалтерские проводки:

Д 60 К 51 – 6 195 руб. (оплата счета).
Д 10 К 15 – 5 000 руб. (оприходование бумаги по учетной цене).
Д 15 К 60 – 6 195 руб. (зафиксирована фактическая цена).
Д 19 К 60 – 945 руб. («входной» НДС).

Учетная стоимость составила 5 000 руб., фактическая - 5 250 руб., значит:

Д 16 К 15 – 250 руб. (списана сумма превышения фактической цены над учетной).

Д 26 К 10 – 5 250 руб. (списана стоимость бумаги, переданной в производство).

По окончании месяца отклонения, учтенные в дебете сч. 16, списываются на счета затрат:

Д 26 К 16 – 250 руб.

Хранение ТМЦ

Не всегда хранимые ценности отражаются на балансовых счетах в качестве приобретенных. Иногда в кладовых компаний хранятся материалы, не принадлежащие ей. Так бывает, когда площади складов сдают другим предприятиям или принимают ТМЦ, принадлежащие другим компаниям, на ответственное хранение, т. е. отвечают лишь за сохранность ТМЦ.
Такие материалы не участвуют в производственном процессе организации и учитываются за балансом на счете 002 «ТМЦ, принятые на ответхранение».

Передача ТМЦ на ответственное хранение оформляется составлением соответствующих соглашений, фиксирующих все основные условия договора: сроки, стоимость, обстоятельства.

Выбытие ТМЦ

Движение материалов – нормальный производственный процесс: их регулярно отпускают в переработку, передают для собственных нужд, продажи или списания при наступлении чрезвычайных ситуаций. Отпуск запасов из кладовой также оформляется документально. Учетные документы на выбытие различны. Например, передача лимитируемых материалов оформляется лимитно-заборной картой (ф. М-8). Когда нормы расхода не установлены, отпуск производится по требованию-накладной ф. М-11. Реализация сопровождается оформлением накладной ф. М-15 на отпуск ТМЦ на сторону.

Оценка ТМЦ при отпуске

Отпуская запасы в производство, а также при другом выбытии ТМЦ оценивают, применяя один из методов, который в обязательном порядке оговаривается учетной политикой компании. Применяются они по каждой группе материалов, а действует один способ на протяжении одного финансового года.

Оценивают ТМЦ по:

Себестоимости одной единицы;

Средней себестоимости;

ФИФО, т. е. по цене первых материалов по времени приобретения.

Первый из перечисленных метод применяется для запасов, используемых компаниями в неординарном порядке, например при выпуске изделий из драгоценных металлов, либо при небольшой номенклатуре групп материалов.

Наиболее распространенным способом считают расчет цены по средней себестоимости. Алгоритм таков: общую себестоимость вида или группы материалов делят на количество. В расчете учитываются остатки ТМЦ (количество/сумма) на начало месяца и их поступление, т. е. подобные вычисления обновляются ежемесячно.

В методе ФИФО стоимость материалов при выбытии равна величине цены приобретения по времени в более ранние сроки. Этот способ наиболее эффективен при условии роста цен и теряет актуальность, если возникающая ситуация провоцирует падение цен.

Бухгалтерские записи при выбытии ТМЦ

Д 20 (23, 29) К 10 – передача в производство.
Д 08 К 10 – отпуск на строительство хозспособом.
Д 91 К 10 – списание при продаже или безвозмездной передаче.

Аналитический учет ТМЦ организуется в местах хранения, т. е. в кладовых, и представляет собой обязательное ведение учетных карточек по каждой позиции материалов. Ответственные лица – кладовщики, а контролирующие – работники бухгалтерии. Кладовщик по окончании месяца выводит остатки ТМЦ по карточкам, где указывают движение, начальные и конечные сальдо, бухгалтер сверяет их с документами и удостоверяет правильность расчетов кладовщика росписью в специальной графе карточки.

В бухгалтерском учете на основе документально оформленных операций счетным работником выводится остаток производственных запасов в стоимостном выражении, который и фиксируется во втором разделе баланса, как стоимость ТМЦ. Расшифровка остатков по каждой позиции дается в ведомости по учету материалов.

Цели внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:

*минимизация потери запасов в результате краж, злоупотреблений,

порчи, непроизводительного расходования;

*обеспечение эффективного взаимодействия с отделами сбыта, снабжения и производственными отделами.

Преимущественные направления внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:

• *должны приниматься меры, снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;
• * должны быть гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;
• *должно быть обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;
• *в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы должны быть отражены в правильной оценке;
• *должно быть достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.

Основные направления внутреннего контроля снабжения заключаются в следующем:

• · Должны приниматься меры, предупреждающие возникновение кредиторской задолженности в отношении товаров, покупка которых не была санкционирована;
• · Кредиторская задолженность не должна отражаться до момента получения товаров и предоставления услуг;
• · Санкционированная (и только санкционированная) кредиторская задолженность должна соответствующим образом анализироваться и отражаться;
• · Необходимо производить разделение обязанностей между лицами, выполняющими следующие функции; заказ товарно-материальных ценностей, их закупка, получение и приемка и окончательная оплата; главная цель такого разделения обязанностей - предупреждение злоупотреблений в результате сговора.

Сфера запасов обширна и зачастую сложна. Поэтому приведенное здесь описание наиболее часто встречающихся аспектов внутреннего контроля подразделено на ряд элементов:

• *внутренний контроль МПЗ;
• *заказ МПЗ;
• *получение МПЗ;
• *регистрация МПЗ;
• *хранение запасов;
• *отпуск МПЗ в производство.
• 1. Внутренний контроль МПЗ
• 1. Операции с запасами и незавершенным производством представляют особую важность для большинства предприятий.

По традиции служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов. Однако в последнее время внимание все в большей степени обращается на увеличение выгодности основного и вспомогательного производств.

Роль внутреннего контроля при анализе складских операций наиболее важна для оценки эффективности системы повторных заказов, обеспечения сохранности запасов и незавершенной продукции, обеспечения эффективности анализа отклонений, являющегося основным видом контроля за себестоимостью продукции.

2. Большинство предприятий и организаций нашей страны, в том числе и исследуемое применяют оперативно-бухгалтерский метод учета материалов с использованием современной вычислительной техники.

Этот метод характеризуется:

• *оперативностью и бухгалтерской достоверностью количественного учета на складах, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
• *осуществлением систематического контроля работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению материалов, а также ведения складского учета;
• *предоставлением бухгалтерам права проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• *осуществлением бухгалтерского учета материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам (плановой себестоимости, планово-расчетным ценам, оптовым ценам) в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения -- складов и кладовых (материально ответственных лиц) и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ -- также в разрезе номенклатурных номеров;
• *систематическим подтверждением органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

При этом основными задачами учета МПЗ, решить которые позволяет оперативно-бухгалтерский метод, являются:

• *правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
• *контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;
• *контроль за соблюдением установленных норм запасов;
• *систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе технически обоснованных норм их расходования;
• *своевременное выявление ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях и стройках.
• 3. Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью МПЗ являются:
  • * наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;
  • *размещение материалов по секциям складов, а внутри них -- по отдельным группам и типо-, сорто- размерам материалов (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;
  • *оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое освидетельствование и клеймение;
  • *внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;
  • *сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
  • *организация, там где это необходимо и целесообразно, участков раскроя материалов;
  • *установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;
  • *определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.
• 4. Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо:
  • *применять номенклатуры-ценники на материалы (п. 4 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). В целях улучшения учета целесообразно определить надлежащее количество учетных групп материалов, избегая при этом чрезмерного их укрупнения и добиваясь приближения их к перечням в статистической отчетности, а также предусматривать номенклатурах-ценниках округление учетных цен на материалы, обеспечивая при этом требования, предъявляемые к учету и контролю материальных ценностей. В отдельных случаях без ущерба для контроля и с разрешения министерства и ведомства может допускаться укрупнение номенклатурных номеров путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов и видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах; в этом случае учетной ценой является средняя цена; при этом на складах материалы должны храниться и учитываться в разрезе позиций, подвергшихся объединению;
  • *установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;
  • *проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;
  • *разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов;
  • *внедрять средства автоматизации учета.
• 5. Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.

Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). При наличии вычислительных машин целесообразно применять многострочные документы. Однострочные документы выписываются тогда, когда совершается операция с материалом только одного номенклатурного номера.

Первичные документы надлежит выписывать в минимальном числе экземпляров.

Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы, надлежащим образом оформлены и должны иметь соответствующие подписи. Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях и в децентрализованном (по цехам, складам, отделам) -- на крупных.

6. Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливается руководителем предприятия (стройки) по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

На предприятиях может устанавливаться порядок, при котором на первом экземпляре требований, выписываемых на материалы, включенные в перечень дефицитных и дорогостоящих, ставится виза уполномоченного работника бухгалтерии.

• 7. Вся документация, составленная при помощи компьютера на основании первичных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь наименование, определяющее ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, имеющихся в составленной механизированным способом документации, данным первичных документов.
• 8. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе полноты проставленных в документах шрифтов).

Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов, кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.

Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью вычислительной техники. В необходимых случаях может производиться двойная (параллельная) таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт), по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество МПЗ (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.

Также общее количество расхода за месяц таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов (без расходных документов).

При помощи компьютера составляются ведомости обобщенных данных о заготовленных предприятием (стройкой) материальных ценностях, о материальных ценностях, находящихся в пути, о неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков, об отклонениях фактической себестоимости от учетных цен и др. Эти ведомости используются бухгалтерией для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом снабжения и финансовым отделом - для оперативного руководства и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетов с поставщиками.

• 2. Система заказов МПЗ
• 1. В идеале все заявки на материалы (товары) должны исходить из системы учета материалов (товаров), а не от персонала склада. Записи складского учета следует поддерживать на таком уровне, чтобы повторение заказов производилось автоматически, а не вручную (не должно быть заказа запасов).
• 2. Заявки на дополнительные поставки должны производиться на основе регулярного анализа минимальных уровней запасов, показывающих необходимость очередного заказа.
• 3. Заявки должны быть соответствующим образом утверждены.
• 4. Папки, содержащие невыполненные заявки на материалы (товары), должны регулярно проверяться для выявления задержки поставок.
• 5. Должно обеспечиваться эффективное разделение обязанностей между персоналом, ведущим складской учет, кладовщиками, отделом снабжения, транспортным отделом, отделом контроля производства и сбыта.
• 3. Система получения МПЗ
• 1. Для приемки МПЗ в каждом подразделении должно быть установлено только одно место. Это необходимо для того, чтобы свести к минимуму потери товаров и беспорядок при их поставках.
• 2. Полученные, но еще не принятые по количеству и качеству, а также прошедшие проверку, но не удовлетворившие установленным требованиям, МПЗ должны храниться на складе отдельно. Это разделение наилучшим образом достигается путем территориального разграничения, требующего дополнительной транспортировки к местам постоянного хранения, что помогает избежать ошибок при проведении инвентаризации.
• 3. Последовательно пронумерованные приходные ордера на товар, прибывший на склад, должны составляться на каждую транспортируемую партию.

Ордера должны включать следующие реквизиты: дату получения, номер заказа, количество полученного товара (должны быть определены недостачи при транспортировке), описание товаров, идентификационный код партии или серии, идентификационный код бухгалтерской записи о запасах.

• 4. Должка существовать детальная инструкция о получении и приемке МПЗ. Должна быть выработана стандартная политика, определяющая объем выборки для проверки, процедуры проверки и действие персонала в случае, если по той или иной причине выявится несоответствие принятым стандартам поставок.
• 5. При необходимости весь отвечающий за приемку персонал должен быть специально обучен, например, для приемки вредных и летучих материалов или когда процесс приемки требует сложной научной проверки - степень чистоты (очистки), правильность градуирования или зараженность.
• 6. На забракованные товары должны заполняться последовательно нумеруемые формы (акты о приемке материалов). Копия формы должна использоваться при составлении претензии поставщику. Она посылается поставщику, уведомляя его об отказе от товара и о необходимости списания соответствующих сумм дебиторской задолженности.

В акте приемки должны быть подробно изложены все причины отказа от приемки (для последующих ссылок, что особенно полезно при выборе одного из двух поставщиков, предложивших одинаковые условия контракта).

• 7. для повышения эффективности производительности отдела снабжения уровень (%) заказов от товара должен тщательно исследоваться не реже одного раза в месяц. Некоторые предприятия действуют на основе так называемого принципа «точно В срок» (который позволяет свести к минимуму запасы материалов на складе) и требуют более оперативного контроля за уровнем отказов от товаров. Такой тип операций характерен для супермаркетов.
• 8. Поставщик всегда должен иметь полную информацию об отказе от товара и дефектах, возникших при его транспортировке. Должен осуществляться контроль за поставщиками, по поставкам которых имеются отказы в полном объеме. Своевременно должен производиться отказ от услуг таких поставщиков.
• 9. Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:
  • *зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
  • *проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;
  • *сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;
  • *акцептовать расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;
  • *передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза (перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером);
  • *передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.

В инструкциях предприятий может устанавливаться и иной порядок регистрации и прохождения расчетных документов.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдается наряд (или другой документ) и доверенность на получение материала.

10. Приемка материалов от транспортных организаций по количеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте.

Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу как руководства при приемке и оприходовании материалов.

При несвоевременном поступлении документов от поставщика распоряжением складу на приемку груза является транспортная накладная, на которой отделом снабжения делается соответствующая надпись.

11. На предприятиях должен быть установлен порядок оперативного

контроля за поступлением материалов, а также розыска своевременно не прибывших грузов.

• 12. Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика) на квитанции транспортного документа или, в части местных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.).
• 13. Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов должен осуществляться отделом снабжения и бухгалтерией на основе приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах.

Порядок такого контроля определяется предприятиями в зависимости от конкретных условий их деятельности и организации снабжения.

14. Все материальные ценности, прибывающие на предприятие, должны быть своевременно оприходованы соответствующими складами.

Если в интересах производства отдельные партии материалов целесообразно направить непосредственно в цех, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. При этом в приходных и расходных документах склада и цеха (участка) делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы цеху без завоза их на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в цехи, должен быть определен и оформлен приказом по предприятию.

• 15. Материалы, поступающие на склады предприятий (строек), должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах
• 16. Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т.д.). В случаях, если материал (например листовое железо) поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется -- в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.
• 4. Система хранения МПЗ
• 1. Все запасы и продукция, не завершенная производством, должны храниться в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин.
• 2. Убытки МПЗ в большинстве случаев могут возникать в результате хищений, неэкономного расходования или небрежного хранения, устаревания или порчи, случайной гибели, чрезмерной стоимости хранения запасов.
• 3. Эффективными способами борьбы с хищениями, являются надежное место хранения, закрывающееся на замок и имеющее ограниченный доступ; 24-часовая охрана (охранники, видеокамеры, сигнализация, сторожевые собаки): одинаковые процедуры приемки и отпуска МПЗ для всех мест хранения: полная информация о том, где и какие запасы хранятся; обеспечение сохранности МПЗ при перемещении на другое место хранения; регулярные инвентаризации с подробным анализом недостач; страхование; отпуск МПЗ только по утвержденным заявкам; дополнительные меры к сохранности дорогостоящих предметов; процедуры проверки персонала: периодические проверки выполнения всех процедур, обеспечивающих сохранность МПЗ.
• 4. Эффективные способы борьбы с неэкономным расходованием или небрежным хранением МПЗ состоят в следующем:
  • *требуемое количество материалов должно быть определено, точно, а не приблизительно;
  • * необходимо подобрать квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск материалов, квалифицированный производственный персонал;
  • * необходимо приобрести точное измерительное оборудование, исследовать альтернативные варианты использования материалов;
  • * производить утилизацию и переработку отходов дорогостоящих материалов (серебра, золота, свинца);
  • * проводить четкую и определенную руководством политику в отношении отходов и побочных продуктов (независимое санкционирование, процедуры представления).
• 5. Для предотвращения случаев потерь МПЗ по причине устаревания, порчи, случайной гибели необходимо:
  • *создать систему пожарной сигнализации, приобрести пожарное оборудование и набрать обученный персонал;
  • *соблюдать условия хранения МПЗ (температура, свет, влажность, вентиляция);
  • *постоянно поддерживать эксплуатационные свойства МПЗ, что особенно необходимо для их дальнейшей перепродажи (особенно транспортных средств, оборудования);
  • *соблюдать соответствие МПЗ принятым государством стандартам и законодательным нормам;
  • *проверять срок годности МПЗ и готовой продукции;
  • *регулярно подсчитывать израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних МПЗ;
  • *проводить регулярное снижение цен на залежавшиеся товары до цены их возможной реализации.
• 5. Система отпуска МПЗ

Под отпуском сырья, материалов, конструкций, деталей, топлива и полуфабрикатов в производство понимается передача этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции, а на стройках --для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же можно отнести и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды. Отпуск указанных ценностей в кладовые цехов, участков, а также на площадки строительства следует рассматривать не как отпуск на производство, а как перемещение материальных ценностей.

При организации внутреннего контроля отпуска МПЗ следует учитывать ряд факторов.

1. Получение товаров и материалов со склада может осуществляться

только при наличии соответствующей санкции работника склада.

Должны быть обеспечены: ограниченный доступ к местам хранения; адекватный идентификационный показатель заказанных товаров; точные измерительные приборы, которые регулярно проверяются и поддерживаются в рабочем состоянии; соответствующие меры предосторожности при транспортировке опасных и изменчивых материалов.

2. Запасы со склада могут быть направлены: на производство; покупателю; в другое отделение/филиал; на испытания; для проведения выставок/рекламы или выброшены, уничтожены, возвращены поставщику.

На какую бы цель ни были использованы материалы или товары, на все должен быть утвержденный запрос.

• 3. Во избежание хищений и незаконного использования излишков количество заказанных со склада материалов должно быть точно оценено. Ответственность, а такие злоупотребления возлагается на подателя заявки. Посредством анализа альтернативных вариантов неэкономное расходование материалов должно быть выявлено. Излишки материалов, не возвращенные на склад, должны определяться посредством внимательного осмотра производственной площади ответственным работником.
• 4. Все передачи материалов со склада должны быть соответствующим образом документированы; учтены в себестоимости: на финансовых счетах и в записях о движении и остатках товарно-материальных ценностей.
• 5. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы.
• 6. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу. Отпуск складами материалов на производство осуществляется только выделяемым для их получения работникам цехов, хозяйств, отделов, строительно-монтажных участков.
• 7. Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.
• 8. Отпуск цехам, хозяйствам и участкам материалов, потребность в которых возникает периодически, должен осуществляться по требованиям. Отпуск материалов с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается производить без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки этих материалов, их объемом, размером, развесом и т.п.
• 9. Всякий сверхлимитный отпуск материала на производство и замену материалов следует оформлять выпиской специального требования.

К сверхлимитному отпуску материала относятся: дополнительный отпуск материала при перевыполнении цехом производственной программы, дополнительный отпуск на покрытие перерасхода материала, на возмещение брака и др.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материала другими допускается только по разрешению директора предприятия (руководителя организации), главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных.

10. Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов.

Результаты инвентаризации остатков массовых материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта. Состав комиссии определяется приказом руководителя предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

11. Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия (стройки) следует оформлять составлением накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой на основании распоряжения отдела снабжения, или лимитными картами (ведомостями учета использования лимита) при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов. При возвращении неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственным лицом цеха (участка), сдающего ценности (если неиспользованные материалы были ранее получены не по лимитной карте).

Материалы, полученные со склада представителем цеха (участка), должны быть полностью сданы им в кладовую. Эта сдача подтверждается распиской кладовщика (прораба, мастера) на документах.

В целях сокращения количества первичных документов и при наличии вычислительных машин внутреннее перемещение материалов между базисными складами и цеховыми кладовыми допускается оформлять непосредственно на карточках складского учета. При этом получатель расписывается в карточке отпустившего материал, а отпустивший -- в карточке получателя. В карточке получателя указывается лимит отпуска на месяц. По окончании месяца эти карточки с согласия материально ответственных лиц передаются на МСУ для соответствующей обработки.

12. Отпуск материальных ценностей на сторону государственным и кооперативным предприятиям и организациям производится в соответствии с действующим законодательством.

Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем материалов доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Порядок оформления пропусков, возврата их в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалтерии устанавливается распоряжением и внутренней инструкцией предприятия.

Сохранность и правильное оформление операций по движению материально-производственных запасов подтверждается результатами периодически проводимой инвентаризации. Основная ее задача состоит в том, чтобы обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию материальных ценностей.

В соответствии со ст. 10 «Закона о бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно:

· при изменении собственника имущества или реорганизации субъекта бухгалтерского учета;

· при ликвидации субъекта бухгалтерского учета;

· при смене руководителя субъекта бухгалтерского учета и материально ответственных лиц;

· по требованию следственных и контролирующих органов;

· при установлении фактов недостачи, краж, ограблений, хищений, злоупотреблений и порчи ценностей;

· в случае пожара или других стихийных бедствий;

· при переоценке ценностей;

· перед составлением годовой отчетности;

· в других случаях, установленных законодательством Республики Беларусь.

Инвентаризация, документальное оформление снятия остатков фактического наличия, сличение их с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь 05.12.95г. № 54.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем субъекта бухгалтерского учета. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий имеет право формировать и представлять руководителю организации для утверждения главный бухгалтер.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (экономисты, инженеры, техники и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских фирм.

Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии в период проведения инвентаризации дает основание считать ее результаты недействительными.

Инвентаризация проводится по местам хранения запасов и материально-ответственным лицам. В процессе ее проведения изучается и анализируется состояние складского и весоизмерительного хозяйства, постановка складского учета, выявление фактического наличия запасов и сопоставление его с данными бухгалтерского учета и др.

До начала проведения инвентаризации материально-ответственное лицо обязано предоставить членам инвентаризационной комиссии последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты движения материальных ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на … (дата)», что служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписку о том, что к началу инвентаризации приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Такая расписка дается в самой инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ-3). Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Фактическое наличие материальных ресурсов и готовой продукции при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, обмера, взвешивания.

По материалам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственного лица. Соблюдение данного условия позволяет в последующем исключить возможные спорные вопросы между членами комиссии и материально-ответственными лицами.

Инвентаризационные описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок или подчисток. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Это позволяет в дальнейшем исключить возможность со стороны материально-ответственного лица каким-либо образом внести дополнительную информацию, искажающую результаты проверки.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Исправление ошибок, допущенных в инвентаризационных описях, производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально- ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией товарно-материальных ценностей в их присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должно быть опечатано. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в сейфе либо шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а другой остается у материально-ответственного лица.

Сличительная ведомость составляется для определения результатов инвентаризации. В ней отражают только те ценности, по которым установлены расхождения. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

● стоимость выявленных при инвентаризации излишков материальных ценностей подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом дебетуют счета 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция» и другие и кредит счета 92 «Внереализационные доходы и расходы»;

● недостачи, хищения, порча или умышленное уничтожение материальных ценностей относят в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счетов 10, 40 и другие. Недостающую сельскохозяйственную продукцию урожая текущего года списывают по прогнозной стоимости, урожая прошлого года и покупные материальные ценности - по фактической себестоимости.

После принятия решения о списании недостач и потерь, их списывают с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в следующем порядке:

· хищения, недостача денежных средств – исходя из недостающей (похищенной) суммы, с уплатой процентов на сумму этих средств, размер которых определяется учетной ставкой Национального банка Республики Беларусь на день внесения решения о взыскании;

· хищения, недостача иностранной валюты, фондовых ценностей в иностранной валюте – в порядке, установленном действующим законодательством;

· хищения, недостача, порча или умышленное уничтожение товарно-материальных ценностей и другого имущества – исходя из цен, сложившихся на день вынесения решения о взыскании, а при отсутствии таких цен – исходя из цен на аналогичные товарно-материальные ценности;

· при хищении, недостаче, умышленном уничтожении или порче товарно-материальных ценностей, на которые в государственной торговле устанавливаются регулируемые цены, – исходя из цен, сложившихся на день вынесения решения о взыскании, но не ниже цен, по которым недостающее имущество числится по счету;

· при хищении или недостаче всех видов билетов, талонов, абонементных и других знаков, предназначенных для расчетов за услуги, – исходя из их номинальной стоимости на день вынесения решения о взыскании.

· в случае незаконных или излишних денежных выплат – исходя из излишне или незаконно выплаченной суммы, с уплатой процентов на сумму этих средств, размер которых определяют учетной системой ставки Национального банка Республики Беларусь на день вынесения решения о взыскании ущерба.

Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании с него, убытки от недостач или порчи списываются на внереализационные расходы организации. В этом случае должны быть приложены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Если недостача либо порча материальных ценностей произошла по вине организации (бесхозяйственности, запущенности в учете и др.), то она списывается на внереализационные расходы организации.

В процессе анализа данных сличительной ведомости по материально-производственным запасам выявляется пересортица по отдельным их наименованиям.

Пересортица является результатом того, что одни и те же наименования материалов могут иметь разные цены. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. При этом о допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на внереализационные расходы организации. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя организации, который принимает решение о зачете.

Если на отдельные наименования материалов в силу их физико-химических свойств установлены нормы естественной убыли (усушки, утруски, улетучивания, боя), то они применяются только в случае выявления фактической недостачи по таким ценностям. Указанные нормы применяются после зачета суммы выявленной недостачи по одним материалам за счет сумм выявленных излишков других материалов одного и того же наименования или имеющих одно производственное значение. Если по результатам зачета сумма недостачи не перекрывается, то ее уменьшают на сумму потерь в пределах действующих норм естественной убыли при условии, что они установлены на эти наименования. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Стоимость недостач, порчи или иной утраты материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя организации списывается на издержки производства или по направлениям их использования, включая и остаток продукции на складах. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Размер потерь в пределах действующих норм естественной убыли за определенный период хранения материалов определяется по формуле:

где П – потери при хранении;

Р – расход материально-производственных запасов за определенный период времени;

О – остаток запасов на дату начала инвентаризации;

В – время хранения материалов на складе;

Е – установленная норма естественной убыли на материалы;

С – срок хранения, на который установлена норма естественной убыли для конкретного наименования материально-производственных запасов.

В свою очередь, время хранения материально-производственных запасов на складе определяется как отношение произведения количества месяцев, включенных в период, подлежащий учету и среднего остатка конкретного наименования материалов на складе на расход этих материалов за определенный период времени.

Естественная убыль зерна и семян масличных культур (У) рассчитывается по следующей формуле:

где Он – остаток на начало срока хранения;

Ок – остаток на конец срока хранения;

Оп – сумма промежуточных остатков по месяцам;

Кс – фактический календарный срок хранения;

Ннс, Нкс – нормы естественной убыли, соответствующие начальному и конечному сроку хранения.

При хранении зерновой продукции и семян масличных культур до трех месяцев норма естественной убыли применяется из расчета фактических дней хранения, до одного года – фактических месяцев хранения. Если продукция хранится более одного года, то за каждый последующий год хранения норма естественной убыли пересчитывается исходя из фактического числа месяцев хранения.

При проведении инвентаризации усушка зерна, хранящегося на складе (Ус), рассчитывается по следующей формуле:

где М – масса зерновой продукции по приходу;

В1 – влажность поступившего зерна, % ;

В2 – влажность зерна при инвентаризации, %.

Естественную убыль по картофелю, овощам и плодам (У) при хранении исчисляют по среднему остатку их за каждый месяц хранения. Определение среднего остатка производят по данным на 1, 11, 21 и 1-е число следующего месяца исходя из расчета:

(1/2 остатка на 1-е число + остаток на 11-е число + остаток

на 21-е число + 1/2 остатка на 1-е число) : 3

Если в ходе ревизии в текущем году выявлены недостачи, но они относятся к прошлым периодам, их отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов».

Результаты инвентаризации должны получить отражение в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.